Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu ổ cứng SSD HDD

ExtendMax – 10/09/2025 – Ổ cứng (HDD và SSD) là linh kiện thiết yếu trong ngành công nghệ thông tin. Nhu cầu nhập khẩu mặt hàng này tăng mạnh cùng sự phát triển của thương mại điện tử, trung tâm dữ liệu và sản xuất thiết bị. Tuy nhiên, thủ tục nhập khẩu ổ cứng không thực sự đơn giản. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc xác định mã HS hay chuẩn bị hồ sơ, giấy phép cũng có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, chi phí, thậm chí bị xử phạt hành chính. Bài viết này sẽ hệ thống toàn bộ quy trình thủ tục nhập khẩu ổ cứng, đồng thời đưa ra góc nhìn chuyên môn sâu của ExtendMax về pháp lý và các loại giấy phép có thể cần thiết để nhập khẩu ổ cứng.

Ổ cứng là gì? Phân loại ổ cứng

Ổ cứng (Hard Drive) là bộ phận lưu trữ dữ liệu chính trong máy tính và các thiết bị công nghệ. Đây là nơi lưu giữ hệ điều hành, phần mềm, tài liệu, hình ảnh, video và mọi dữ liệu của người dùng. Ổ cứng đóng vai trò quyết định đến hiệu năng và khả năng vận hành của thiết bị, bởi dung lượng và tốc độ truy xuất dữ liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm sử dụng.

Phân loại theo cấu tạo:

• HDD là ổ cứng truyền thống sử dụng đĩa từ để lưu trữ dữ liệu, ưu điểm là dung lượng lớn với chi phí thấp, nhưng tốc độ đọc/ghi chậm và dễ bị ảnh hưởng bởi va chạm vật lý. Khi bị rơi hoặc va chạm mạnh, ổ cứng HDD có thể bị hỏng ngay lập tức.

• SSD là thế hệ mới sử dụng chip nhớ flash, có tốc độ xử lý nhanh, kích thước nhỏ gọn, khả năng chống sốc tốt và tiết kiệm điện năng, tuy nhiên chi phí cao hơn trên cùng dung lượng.

Phân loại theo mục đích sử dụng:

• Ổ cứng di động (Portable/External HDD, SSD) thường có vỏ bảo vệ, kết nối qua USB, dễ dàng mang theo để sao lưu hoặc chia sẻ dữ liệu. Loại này thường dùng để thay thế USB, hỗ trợ dung lượng cao hơn USB.

• Ổ cứng máy tính được lắp trực tiếp vào laptop, máy tính để bàn Desktop PC, đóng vai trò bộ nhớ chính, lưu hệ điều hành và phần mềm.

• Ổ cứng chuyên dùng cho máy chủ hoặc thiết bị mạng (Enterprise HDD/SSD) được thiết kế với độ bền cao, khả năng hoạt động liên tục 24/7, tối ưu cho hệ thống lưu trữ dữ liệu lớn và hạ tầng IT doanh nghiệp.

Mã HS và thuế nhập khẩu ổ cứng

Xác định đúng mã HS và thuế suất nhập khẩu là bước quan trọng trong quá trình nhập khẩu, bởi nó quyết định mức thuế và sự thuận lợi khi thông quan. Căn cứ theo Thông tư số 31/2022/TT-BTC của Bộ Tài chính về mã HS và biểu thuế hiện hành, mã HS code và thuế suất nhập khẩu, thuế VAT của ổ cứng như sau:

• 8471.70.20 – Ổ đĩa cứng (ổ cứng dùng đĩa từ HDD).

• 8523.51.11 – Ổ cứng thể rắn dùng cho máy vi tính (ổ cứng SSD).

• 8523.51.19 – Ổ cứng thể rắn dùng cho thiết bị CNTT khác (ổ cứng SSD loại khác).

Lưu ý:

• Căn cứ theo Nghị định số 174/2025/NĐ-CP, thuế VAT của ổ cứng được giảm xuống còn 8% cho đến hết 31/12/2026.

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ thông số kỹ thuật thực tế và tham chiếu Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam mới nhất để tránh bị phân loại sai.

Chính sách chuyên ngành nhập khẩu

Chính sách chuyên ngành áp dụng để nhập khẩu ổ cứng như sau:

• Ổ cứng mới 100% không có chức năng mã hóa hoặc hoặc chỉ có chức năng tự mã hóa SED (Self-Encrypting Drive): Căn cứ Nghị định số 211/2025/NĐ-CP kể cả trường hợp ổ cứng có mã hóa SED thì doanh nghiệp vẫn được phép nhập khẩu và kinh doanh bình thường, chỉ cần thực hiện đúng quy trình hải quan.

• Ổ cứng mới 100% có chức năng mã hóa khác với SED: thuộc diện phải xin giấy phép kinh doanh sản phẩm mật mã dân sự (để kinh doanh). Tùy theo mã HS, có thể phải xin thêm giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự.

• Ổ cứng đã qua sử dụng: thuộc danh mục hàng hóa CNTT đã qua sử dụng cấm nhập khẩu vào Việt Nam.

• Ngoại lệ: có 10 trường hợp đặc biệt được phép nhập ổ cứng đã qua sử dụng theo Quyết định 18/2016/QĐ-TTg, Quyết định 31/2019/QĐ-TTg, Nghị định 69/2018/NĐ-CP và Thông tư 11/2018/TT-BTTTT. Các trường hợp này bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu rõ ràng.

Xem thêm nội dung liên quan:

>>> Hướng dẫn thủ tục xin Giấy phép mật mã dân sự

>>> Hướng dẫn về 10 trường hợp được nhập khẩu thiết bị CNTT cũ

Quy trình nhập khẩu ổ cứng

Quy trình nhập khẩu ổ cứng máy tính, ổ cứng máy chủ gồm 3 bước chính. Các bước nhập khẩu và lưu ý quan trọng như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tài liệu

Trong khâu này bạn cần kiểm tra chính sách chuyên ngành, mã HS code và chính sách thuế, nhãn sản phẩm thực tế trước khi nhập khẩu. 

Đây là khâu thường nhiều công ty không làm kỹ dẫn đến những sai sót hoặc chậm trễ đáng tiếc về sau

Bước 2: Mở tờ khai và làm thủ tục thông quan

1. Khai báo hải quan qua hệ thống VNACCS/VCIS.

2. Tùy theo phân luồng của tờ khai, làm các công việc tiếp theo:

• Luồng xanh: thông quan ngay, miễn kiểm tra.

• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy.

• Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa.

3. Tính và nộp thuế: thuế nhập khẩu, VAT, có thể thêm thuế TTĐB nếu áp dụng.

4. Thông quan và nhận hàng: hoàn tất thủ tục để đưa hàng về kho.

Bước 3: Dán nhãn phụ bằng tiếng Việt

Trước khi bán sản phẩm ra ngoài thị trường cho người tiêu dùng, doanh nghiệp cần dán nhãn phụ bằng tiếng Việt theo quy định. Nếu nhập để tự sử dụng thì không cần phải dán nhãn phụ. Ví dụ về nhãn phụ thực tế được cung cấp ngay ở phần dưới của bài viết này.

Bộ chứng từ nhập khẩu cần chuẩn bị

Một bộ hồ sơ nhập khẩu ổ cứng đúng chuẩn thường bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)

• Hóa đơn thương mại (Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Vận đơn (Airway Bill hoặc Bill of Lading)

• Chứng nhận xuất xứ C/O (không bắt buộc)

• Giấy phép nhập khẩu (nếu áp dụng)

• Catalogue hoặc datasheet của sản phẩm

>>> Xem thêm: Hướng dẫn lập bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ

Nhãn mác hàng hóa khi nhập khẩu ổ cứng

Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP về nhãn hàng hóa:

• Tất cả ổ cứng nhập khẩu khi đưa ra thị trường Việt Nam phải có nhãn hàng hóa bằng tiếng Việt (có thể kèm ngôn ngữ khác).

• Nội dung bắt buộc phải có trên nhãn gốc của hàng hóa:

• Tên hàng hóa (Ví dụ: Hard Drive, SSD…);

• Xuất xứ hàng hóa. Trường hợp không xác định được xuất xứ thì ghi nơi thực hiện công đoạn cuối cùng để hoàn thiện hàng hóa theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 111/2021/NĐ-CP;

• Tên hoặc tên viết tắt của tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa ở nước ngoài.

• Trường hợp trên nhãn gốc hàng hóa chưa thể hiện tên đầy đủ và địa chỉ của tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa ở nước ngoài thì các nội dung này phải thể hiện đầy đủ trong tài liệu kèm theo hàng hóa;

• Nội dung bắt buộc phải có trên nhãn phụ: Xem hướng dẫn trong mẫu nhãn phụ bên dưới.

• Hình thức thể hiện:

• Nhãn có thể in, dán trực tiếp trên sản phẩm hoặc bao bì thương mại.

• Nếu khi nhập khẩu hàng chưa có nhãn tiếng Việt, doanh nghiệp được phép bổ sung nhãn phụ bằng tiếng Việt trước khi lưu thông trên thị trường.

• Chế tài xử phạt: thiếu nhãn hoặc sai nhãn có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị đình chỉ lưu thông sản phẩm.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn toàn diện cách ghi nhãn hàng hóa CNTT

Lưu ý chiến lược & cập nhật

• Luật luôn thay đổi: cần theo dõi các văn bản liên quan từ Tổng cục Hải quan, Bộ Tài chính, Ban Cơ Yếu Chính phủ - Bộ Quốc phòng.

• Giảm thiểu rủi ro: nên hợp tác với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như ExtendMax để xác định đúng chính sách chuyên ngành và chuẩn bị hồ sơ hợp lệ.

• Tiết kiệm chi phí: tận dụng ưu đãi thuế từ C/O (ví dụ từ ASEAN, CPTPP, EVFTA).

• Chuẩn hóa nội bộ: xây dựng SOP nhập khẩu để tránh phụ thuộc vào cá nhân, đảm bảo doanh nghiệp có thể xử lý nhanh chóng trong mọi tình huống.

Nhập khẩu ổ cứng không chỉ là một thủ tục hải quan, mà còn là phép thử cho năng lực quản trị rủi ro và khả năng thích ứng pháp lý của doanh nghiệp. Nếu làm đúng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời xây dựng được năng lực dài hạn để mở rộng sang các sản phẩm công nghệ khác. Đây chính là cách tiếp cận bền vững để biến thách thức pháp lý thành lợi thế cạnh tranh.

Hướng dẫn nhập khẩu sản phẩm tương tự

Dịch vụ xuất nhập khẩu ổ cứng

ExtendMax là đơn vị tư vấn giấy phép nhập khẩu uy tín hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thiết bị CNTT, chứng nhận hợp quy, giấy phép mã hóa dân sự.

Đội ngũ nhân sự nhân sự giàu kinh nghiệm: ExtendMax có 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu thiết bị công nghệ thông tin. Đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, hoàn thành nhiều dự án phức tạp với kết quả ấn tượng.

Gặt hái nhiều giải thưởng trong nước và nước ngoài: Bao gồm nhiều giải thưởng danh giá uy tín hàng đầu thế giới như SME100 Asia Award, Stevie Awards, giải thưởng Kinh doanh Quốc tế IBA, và đặc biệt là giải thưởng Grand Stevie Awards đầu tiên của Việt Nam

Chúng tôi cung cấp hệ sinh thái các dịch vụ tư vấn trọn gói xoay quanh các sản phẩm công nghệ thông tin, điện tử, như:

• Tư vấn chứng nhận hợp quy và tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với sản phẩm công nghệ thông tin.

• Tư vấn xin giấy phép mật mã dân sự – lĩnh vực pháp lý phức tạp yêu cầu kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm thực tiễn.

• Dịch vụ nhập khẩu ủy thác, xuất khẩu ủy thác, và dịch vụ quản lý chuỗi cung ứng của các tập đoàn quốc tế.

• Tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu cho thiết bị công nghệ thông tin phục vụ các dự án lớn, trung tâm dữ liệu, và sản xuất công nghiệp.

Tiết kiệm – nhanh gọn: Với quy trình làm việc hiệu quả, ExtendMax đảm bảo việc thực hiện thủ tục nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, chi phí của khách hàng, đối tác.

Hiện ExtendMax đã và đang là nhà cung cấp dịch vụ cho các khách hàng, đối tác đến từ 30 quốc gia bao gồm các cường quốc về công nghệ như Mỹ, Nhật, Đức, Hàn Quốc, Trung Quốc, Italia, Singapore. Trong đó có nhiều thương hiệu toàn cầu như IBM, Dell, LEGO, Fujitsu, Lenovo.

Trên đây là hướng dẫn của ExtendMax về thủ tục nhập khẩu ổ cứng do chính CEO Trần Thanh Phương - chuyên gia hàng đầu về pháp lý xuất nhập khẩu thực hiện. Trong trường hợp bạn còn thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ExtendMax xin hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

Nếu bạn thấy bài viết hướng dẫn của chúng tôi là hữu ích và có giá trị áp dụng trong thực tế, xin vui lòng ủng hộ chúng tôi bằng cách đánh giá ở phần dưới của bài viết, để lại bình luận, và chia sẻ bài viết tới những người bạn hoặc những người làm việc cùng ngành nhập khẩu, logistics. Đánh giá của bạn sẽ là động lực lớn để chúng tôi viết các hướng dẫn thủ tục chi tiết hơn, có giá trị hướng dẫn hơn cho các doanh nghiệp nhập khẩu.