Thủ tục nhập khẩu và chứng nhận hợp quy máy tính xách tay laptop

EXTENDMAX – Máy tính xách tay là một loại hàng hóa xuất nhập khẩu rất phổ biến. Hàng năm, ExtendMax hỗ trợ khách hàng xin giấy phép, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng cũng như làm chứng nhận hợp quy cho hàng trăm model laptop trong rất nhiều lô hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy rất nhiều lô hàng bị "mắc kẹt", không hoàn thành được thủ tục chứng nhận hợp quy, tự đánh giá sự phù hợp cho lô hàng chỉ bởi các lý do chưa nắm vững quy định về chính sách chuyên ngành, áp dụng quy trình nhập khẩu chưa chuẩn hoặc thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Do vậy, chúng tôi viết nội dung hướng dẫn thủ tục dưới đây dể giúp bạn nắm được  toàn bộ các thông tin quan trọng và tự tin thực hiện thủ tục hải quan cho máy tính nhập khẩu. Chúng ta cùng tìm hiểu toàn bộ các bí quyết về thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay laptop, notebook trong bài viết dưới đây của ExtendMax.

 

Máy tính xách tay là gì? Phân loại máy tính xách tay

Theo WiKi, máy tính xách tay hay máy vi tính xách tay (laptop computer hay laptop PC) là một chiếc máy tính cá nhân nhỏ gọn có thể mang xách được. Nó thường có trọng lượng nhẹ, tùy thuộc vào hãng sản xuất và kiểu máy dành cho mỗi đối tượng có mục đích sử dụng khác nhau. Laptop thường có một màn hình LCD hoặc LED mỏng gắn bên trong nắp trên vỏ máy và bàn phím chữ kết hợp số ở bên trong nắp dưới vỏ máy.

Máy tính xách tay thường được phân loại thành các nhóm theo trọng lượng hoặc chức năng cụ thể như sau:

Máy tính trạm di động (portable workstation): Đây là loại máy tính xách tay có cấu hình mạnh, ổ cứng lớn, sử dụng cho các chức năng chuyên dụng như công việc thiết kế đồ họa chuyên nghiệp, hoặc chạy các ứng dụng khoa học hoặc kỹ thuật. Các dòng laptop máy trạm phổ biến bao gồm Dell Precision, Lenovo ThinkPad P series..

Gaming laptop: Là loại máy tính có màn hình lớn, cấu hình mạnh, khả năng tản nhiệt rất tốt, bàn phím lớn để tiện thao tác và card đồ họa GPU chuyên dụng để chơi game. Các nhãn hiệu máy tính xách tay gaming laptop phổ biến là MSI, Allienware

Máy tính xách tay tiêu chuẩn (laptop): Là loại máy tính xách tay phổ biến nhất, thường có màn hình từ 14in ~ 17in, sử dụng trong công việc và sinh hoạt thường ngày. Thông thường các loại máy tính xách tay tiêu chuẩn được thiết kế thiên về khả năng làm việc thông thường của nhân viên văn phòng và kết hợp với khả năng giải trí nhẹ nhàng với các hoạt động không yêu cầu cấu hình cao.

Notebook: Notebook là cụm từ dùng để chỉ một loại máy tính xách tay được thiết kế với kích thước cực kỳ mỏng nhẹ và tinh gọn, màn hình khoảng 13in, đủ để người dùng thuận tiện khi mang bên mình như những sổ ghi chép (notebook) mỗi ngày. Dòng máy tính Dell XPS 13in là một ví dụ điển hình cho notebook.

Máy tính 2 trong 1: Laptop 2 trong 1 chính là máy tính xách tay hoặc máy tính bảng được cải tiến và chuyển đổi thành linh hoạt thành 2 dạng khác nhau để phục vụ các mục đích chuyên biệt khác nhau. Microsoft Surface hoặc Lenovo Yoga là các ví dụ điển hình cho loại máy tính 2-in-1 này.

Ultrabook: Là loại máy tính xách tay rất mỏng, nhẹ có màn hình cỡ 12 - 13 in. Ngày này các hãng sản xuất không còn sử dụng khái niệm ultrabook do không khác biệt nhiều với Notebook.

Netbook: Là loại máy tính xách tay cỡ nhỏ, trọng lượng nhẹ, rẻ tiền, thường sử dụng hệ điều hành riêng và chỉ có thể thực hiện các tác vụ đơn giản để gửi email hoặc nghiệp vụ văn phòng rất đơn giản. Netbook phổ biến trên thị trường trong giai đoạn 2013 ~ 2015 và đã biến mất trên các trung tâm thương mại điện tử ngày nay.

Mã HS code và thuế nhập khẩu laptop

Mã HS code, mô tả hàng hóa, thuế VAT và thuế nhập khẩu ưu đãi Máy tính xách tay năm 2024

Mã HS	Mô tả	Thuế NK ưu đãi (%)	Thuế NK thông thường (%)	Thuế VAT (%)
8471	Máy xử lý dữ liệu tự động và các khối chức năng của chúng; đầu đọc từ tính hay đầu đọc quang học, máy truyền dữ liệu lên các phương tiện truyền dữ liệu dưới dạng mã hóa và máy xử lý những dữ liệu này, chưa được chi tiết hay ghi ở nơi khác.
847130	- Máy xử lý dữ liệu tự động loại xách tay, có khối lượng không quá 10 kg, gồm ít nhất một đơn vị xử lý dữ liệu trung tâm, một bàn phím và một màn hình:
84713020	– – Máy tính xách tay kể cả notebook và subnotebook	0%	5%	10%

 

Bộ chứng từ nhập khẩu máy tính xách tay

Một bộ chứng từ nhập khẩu laptop bao gồm 2 phần

Hồ sơ cần với mọi loại hàng hóa nhập khẩu:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) hoặc Proforma Invoice.

• Bill of lading (Vận đơn đường biển) hoặc Air Way Bill (vận đơn hàng không)

• Commercial Contract (hợp đồng mua hàng) hoặc Purchase Order (đơn đặt hàng)

• Certificate of Origin (CO - Giấy chứng nhận xuất xứ) (nếu có)

• Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa)

• Tài liệu kỹ thuật hoặc catalogue của sản phẩm

• Các chứng từ khác như Certificate of Quality (CQ) (nếu có)

Hồ sơ cần thêm đối với máy tính xách tay:

• Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu

• Giấy đăng ký thử nghiệm hiệu suất hoặc kết quả thử nghiệm hiệu suất năng lượng

Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn lập chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ

 

Văn bản pháp lý quy định thủ tục nhập khẩu laptop

Các văn bản quy phạm pháp luật quy định thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay được ban hành bởi nhiều cơ quan quản lý nhà nước khác nhau, máy tính xách tay có mã HS 84713020 thuộc phạm vi điều chỉnh của các quy định kiểm tra chuyên ngành sau đây:

Kiểm tra chuyên ngành của Bộ TT&TT	Kiểm tra hiệu suất năng lượng của Bộ Công thương	Quy định khác
Thông tư 15/2018/TT-BTTTT quy định thủ tục kiểm tra chất lượng và chứng nhận, công bố hợp quy	Quyết định số 14/2023/QĐ-TTg của quy định danh mục sản phẩm kiểm tra hiệu suất năng lượng và dán nhãn năng lượng	Nghị định 74/2018/NĐ-CP - Quy định thủ tục kiểm tra chất lượng nhà nước (áp dụng chung)
Thông tư 10/2020/TT-BTTTT quy định về phương thức chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy	Thông tư số 36/2016/TT-BCT quy định quy trình và thủ tục công bố nhãn tiết kiệm năng lượng	Thông tư 11/2018/TT-BTTTT : Danh mục hàng hóa Công nghệ thông tin đã qua sử dụng, cấm nhập khẩu
Thông tư 02/2024/TT-BTTTT - Danh mục sản phẩm phải kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy	Quyết định số 1182/QĐ-BCT ngày 06/04/2021 của Bộ Công thương quy định danh mục sản phẩm kiểm tra chuyên ngành của Bộ Công thương	Hàm lượng hóa chất độc hại (áp dụng từ 2026): Xem qua bài viết riêng của ExtendMax
Các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN BTTTT áp dụng cho sản phẩm (xem mẹo xác định quy chuẩn ở phần dưới)	TCVN 11848:2017 (áp dụng tới 31/03/2025) và TCVN 11848:2021 (áp dụng kể từ ngày 01/04/2025)

 

Quy trình 05 bước nhập khẩu máy tính laptop

05 bước làm thủ tục thông quan máy tính xách tay được ExtendMax tóm tắt một cách dễ hiểu như hình dưới đây 

 

Bước 1: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành cho laptop

Đăng ký kiểm tra chất lượng:

Hồ sơ cần chuẩn bị	Mục đăng ký / Quy chuẩn áp dụng	Chi phí	Thời gian xử lý	Nơi tiếp nhận
1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm Commercial Invoice, AWB hoặc B/L, P/O hoặc contract 2. Catalogue / datasheet 3. Mẫu đơn đăng ký KTCL Đăng ký bằng bản giấy, chưa áp dụng dịch vụ công trực tuyến.	Đăng ký theo mục áp dụng đối với máy tính xách tay ở Phụ Lục 2 - Thông tư 04/2023/TT-BTTTT và toàn bộ các mục tương ứng với tính năng thu phát sóng mà thiết bị hỗ trợ.	Không thu phí chính thức	2-3 ngày làm việc	Cục Viễn thông hoặc Trung tâm được ủy quyền tiếp nhận hồ sơ tại Đà Nẵng và Tp. HCM: Toà nhà VNTA, Dương Đình Nghệ Hà Nội 60 Tân Canh, P1, Q. Tân Bình, Tp. HCM 42 Trần Quốc Toản, Hải Châu, Đà Nẵng

 

Xem thêm bài viết hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng

Đăng ký kiểm tra hiệu suất năng lượng:

Hồ sơ cần chuẩn bị	Mục đăng ký / Quy chuẩn áp dụng	Chi phí	Thời gian xử lý	Nơi tiếp nhận
Catalogue sản phẩm	TCVN 11848:2017 (trước 31/3/2025) TCVN 11848:2021 (từ 01/04/2025)	Không thu phí chính thức	1-2 ngày làm việc	Các phòng thử nghiệm được Bộ Công thương chỉ định hoặc đã đăng ký với Bộ Công thương. VD: Vinacomin, Quatest 1, Quatest 3...

Bước 2: Mở tờ khai thông quan

Hồ sơ cần chuẩn bị	Thời gian xử lý	Nơi tiếp nhận	Lưu ý
1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm Commercial Invoice, AWB hoặc B/L, P/O hoặc contract, Packing List, CO (nếu có) 2. Đơn đăng ký KTCL đã được Cục Viễn thông ký xác nhận 3. Đơn đăng ký thử nghiệm đã được Phòng TN hiệu suất xác nhận Truyền các tài liệu nêu trên theo tờ khai hải quan	2-5 ngày làm việc tùy theo luồng của tờ khai (xanh, vàng, đỏ) và có phải kiểm hóa hay không.	Chi cục Hải quan cửa khẩu nơi hàng về hoặc Chi cục Hải quan quản lý nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh	Nếu không gặp các vướng mắc gì liên quan đến giá hoặc bảo hộ sở hữu trí tuệ, hàng hóa sẽ được thông quan luôn. Doanh nghiệp không phải làm thủ tục mang hàng về bảo quản.

 

Trong một số trường hợp, có thể bạn sẽ cần thêm hồ sơ khác. Hãy xem thêm: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ đúng với mọi trường hợp

Bước 3: Thử nghiệm máy tính xách tay

Thử nghiệm thu phát sóng, EMC, Safety

Hồ sơ / tài liệu cần chuẩn bị	Mục đăng ký / Quy chuẩn áp dụng	Chi phí	Thời gian xử lý	Nơi tiếp nhận
1. Catalogue / datasheet 2. 01 ~ 02 sản phẩm mẫu + phụ kiện 3. Điền mẫu phiếu đăng ký thử nghiệm	Theo thông số kỹ thuật của sản phẩm (có hướng dẫn chi tiết ở phần dưới bài viết)	Chi phí phụ thuộc vào bảng giá của phòng thử nghiệm và các quy chuẩn áp dụng. Không có mức giá chung nào đúng cho tất cả các máy tính xách tay. Thông thường chi phí thử nghiệm máy tính xách tay Wi-Fi khoảng 50~70 triệu VND.	2~8 tuần tùy theo sản phẩm và từng giai đoạn	Các phòng thử nghiệm được Bộ TT&TT chỉ định hoặc đã đăng ký với Bộ TT&TT. VD: Trung tâm Kỹ thuật Cục Tần số, VNCA, DT&C, Quatest 3...

 

Thử nghiệm hiệu suất năng lượng

Hồ sơ / tài liệu cần chuẩn bị	Mục đăng ký / Quy chuẩn áp dụng	Chi phí	Thời gian xử lý	Nơi tiếp nhận
1. Catalogue / datasheet 2. 01 sản phẩm mẫu + phụ kiện	TCVN 11848:2017 (trước 31/3/2025) TCVN 11848:2021 (từ 01/04/2025)	Chi phí phụ thuộc vào bảng giá của phòng thử nghiệm và các quy chuẩn áp dụng. Thông thường phí thử nghiệm là 3.000.000 VNĐ / model (chưa bao gồm VAT)	2~5 ngày	Các phòng thử nghiệm được Bộ Công thương chỉ định hoặc đã đăng ký với Bộ Công thương. VD: Vinacomin, Quatest 1, Quatest 3...

 

Mẹo hay xác định quy chuẩn áp dụng

Việc xác định quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng cho máy tính xách tay căn cứ theo các công nghệ thu phát sóng vô tuyến khá khó nên chúng tôi hướng dẫn riêng về các QCVN do Bộ TT&TT ban hành được áp dụng với laptop. Tùy theo thông số kỹ thuật, các công nghệ và tần số thu phát sóng vô tuyến ứng dụng, một model máy tính sẽ phải đo kiểm, thử nghiệm theo những QCVN tương ứng do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành liệt kê dưới đây:

Công nghệ của sản phẩm	Quy chuẩn về phát xạ (thu phát sóng)	Quy chuẩn về tương thích điện từ (EMC)	Quy chuẩn luôn áp dụng cho Laptop
WiFi 2.4GHz & 5GHz	QCVN 54:2020/BTTTT	QCVN 112:2017/BTTTT (Wi-Fi)	QCVN 118:2018/BTTTT (EMI) QCVN 101:2020/BTTTT (cho pin lithium) QCVN 132:2022/BTTTT (an toàn điện) TCVN 11848:2021 (hiệu suất năng lượng)
	QCVN 65:2021/BTTTT
2G/3G/4G LTE	QCVN 117:2023/BTTTT	QCVN 86:2019/BTTTT
5G NR	QCVN 127:2021/BTTTT (5G SA)	QCVN 18:2022/BTTTT
	QCVN 129:2021/BTTTT (5G NSA)
NFC	QCVN 55:2023/BTTTT	QCVN 96:2015/BTTTT

 

Lưu ý quan trọng trong thử nghiệm:

→ Thử nghiệm QCVN 101:2020/BTTTT (cho pin Lithium) và QCVN 132:2022/BTTTT (an toàn điện) sẽ gây hư hỏng mẫu thử

→ Đối với lô hàng nhập khẩu 3 chiếc laptop hoặc ít hơn, thương nhân nhập khẩu được miễn thử nghiệm QCVN 101:2020/BTTTT và QCVN 132:2022/BTTTT

→ Bộ TT&TT cập nhật các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và thay đổi danh mục hàng hóa nhóm 2 theo từng thời kỳ. Bạn có thể tìm kiếm quy định mới nhất trên website của chúng tôi.

→ Các máy tính xách tay có hỗ trợ WiFi 6E hoặc WiFi 7 chưa được phép sử dụng tại Việt Nam cho tới giữa năm 2025. Do vậy sẽ thử nghiệm không đạt và không chứng nhận hợp quy được.

Bước 4: Chứng nhận hợp quy laptop

Hồ sơ / tài liệu cần chuẩn bị	Mục đăng ký / Quy chuẩn áp dụng	Chi phí	Thời gian xử lý	Nơi tiếp nhận
1) Giấy đề nghị chứng nhận hợp quy theo mẫu của tổ chức chứng nhận 2) Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 3) Tài liệu kỹ thuật (catalogue, datasheet) 3) Bản khai thông tin mẫu thử nghiệm. 4) Kết quả đo kiểm, thử nghiệm thiết bị 5) Giấy chứng nhận ISO 9001 của nhà máy sản xuất hoặc bộ hồ sơ nhập khẩu. 6) Một số biểu mẫu khác trong trường hợp đặc biệt	Chỉ cần đăng ký chứng nhận hợp quy các quy chuẩn kỹ thuật về phát xạ sóng vô tuyến (Các quy chuẩn về EMC và Safety là để công bố hợp quy)	3.800.000 VNĐ ~ 8.000.000 VNĐ tùy theo số lượng quy chuẩn (chưa bao gồm VAT)	2~3 tuần tùy theo việc chuẩn bị hồ sơ có đầy đủ hay không	Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông tại Hà Nội (tòa nhà VNTA - Dương Đình Nghệ) hoặc các Chi nhánh tại Tp. HCM và Đà Nẵng

 

Xin vui lòng xem hướng dẫn chi tiết về thủ tục, trình tự, phương thức chứng nhận hợp quy qua bài viết này của ExtendMax.

Bước 5: Công bố hợp quy, tự đánh giá sự phù hợp

Căn cứ trên Giấy Chứng nhận hợp quy đã được cấp, Doanh nghiệp phải tiếp tục tiến hành các thủ tục Công bố hợp quy tại Cục Viễn Thông - Bộ Thông tin và Truyền thông.

Hồ sơ / tài liệu cần chuẩn bị	Mục đăng ký / Quy chuẩn áp dụng	Chi phí	Thời gian xử lý	Nơi tiếp nhận
(1) Bản tự đánh giá sự phù hợp (sản phẩm nhập khẩu) hoặc mẫu Công bố hợp quy (sản phẩm sx trong nước)  (2) Bản sao giấy đăng ký kiểm tra chất lượng của lô hàng nhập khẩu (3) Mẫu dấu ICT đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc có sự thay đổi về mẫu dấu (4) Tài liệu thông số kỹ thuật của sản phẩm (datasheet, specifications) (5) Giấy chứng nhận hợp quy của sản phẩm (sản phẩm thu phát sóng) (6) Các kết quả thử nghiệm EMC, Safety, Pin lithium	Đối với sản phẩm nhập khẩu: Chỉ cần tự đánh giá cho các quy chuẩn EMC, Safety Đối với sản phẩm nhập khẩu: Công bố hợp quy cho toàn bộ các quy chuẩn, bao gồm cả phát xạ vô tuyến, EMC, Safety	Hàng nhập khẩu: Không thu phí Hàng sản xuất trong nước: 150.000 VNĐ (biên lai lệ phí nhà nước)	Hàng nhập khẩu: 1 ngày làm việc Hàng sản xuất trong nước: 5 ngày làm việc	Cục Viễn thông (toàn nhà VNTA) hoặc các Chi nhánh của Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông tại Tp. HCM và Đà Nẵng

 

Xem thêm phần hướng dẫn công bố hợp quy cho pin lithium và công bố nhãn năng lượng cho máy tính xách tay của ExtendMax ở bài viết riêng

Thủ tục nhập khẩu laptop cũ ra sao?

5 bước thủ tục nhập khẩu nêu trên là các bước áp dụng đối với laptop mới 100%. Trong trường hợp bạn nhập khẩu máy tính xách tay đã qua sử dụng, người nhập khẩu sẽ phải xin thêm giấy phép của Bộ TT&TT để nhập khẩu. Cùng tìm hiểu thủ tục nhập khẩu laptop cũ trong bài viết hướng dẫn chuyên đề về thủ tục nhập khẩu thiết bị CNTT đã qua sử dụng của ExtendMax dưới đây

>>> Xem thêm: Thủ tục nhập khẩu laptop cũ

 

Dịch vụ của ExtendMax có gì đặc biệt?

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc thử nghiệm và chứng nhận hợp quy và công bố dán nhãn năng lượng máy tính xách tay, laptop cho nhiều hãng sản xuất, nhiều doanh nghiệp nhập khẩu và các nhãn hiệu hàng đầu thế giới như Dell, Lenovo, Microsoft, Fujitsu, dynabook, Toshiba... chúng tôi có thể hỗ trợ bạn toàn bộ các thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay, bao gồm:

→ Đánh giá hồ sơ tài liệu, giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, xác định phương thức chứng nhận hợp quy phù hợp nhất và có chi phí thấp nhất cho doanh nghiệp

→ Tư vấn và hỗ trợ các thủ thục nhập khẩu ban đầu để thông quan như đăng ký thử nghiệm hiệu suất,  đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước cho các laptop nhập khẩu.

→ Đại diện cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các thủ tục đo kiểm thử nghiệm, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, kiểm tra hiệu suất, công bố dán nhãn năng lượng cho laptop.

→ Trong trường hợp doanh nghiệp cần làm thủ tục nhập khẩu laptop với số lượng nhỏ, hoặc nhận hàng không thanh toán từ công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài, ExtendMax có đủ khả năng và điều kiện cung cấp dịch vụ nhập khẩu ủy thác.

Hãy để lại bình luận và chia sẻ bài viết nếu bạn thấy nó hữu ích trong công việc

↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓