Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ có những gì

Tác giảAlex Phuong Tran

Hướng dẫn lập một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ nhất bao gồm cả trường hợp xuất nhập khẩu ủy thác

EXTENDMAXBộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì? Đây là câu hỏi thường gặp của các doanh nghiệp khi mới bắt đầu tham gia trao đổi mua bán hàng hóa với nước ngoài, hoặc các nhân viên của công ty logistics mới vào nghề. Do vậy, ExtendMax tập hợp các thông tin liên quan, bao gồm những loại chứng từ nhập khẩu, chứng từ xuất khẩu cần thiết để lập bộ hồ sơ hải quan nói chung và thêm phần hướng dẫn về chứng từ xuất nhập khẩu bổ sung cho các trường hợp đặc biệt như xuất nhập khẩu ủy thác, xuất nhập khẩu sản phẩm thuộc danh mục kiểm tra chuyên ngành trong bài viết này.

1. Khái niệm về bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là các tài liệu đi kèm với lô hàng liệt kê ngày vận chuyển, tên người gửi (hoặc người bán hàng) và tên người nhận (hoặc người mua hàng), phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán, số lượng, quy cách, xuất xứ và thông số kỹ thuật của hàng hóa xuất nhập khẩu. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là các căn cứ để hai bên giao nhận hàng hóa, thanh toán, khiếu nại hoặc bồi thường trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các bên có liên quan (người bán, người mua, người vận chuyển, công ty bảo hiểm...).

bo-chung-tu-xuat-nhap-khau-day-du

Căn cứ theo Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ nhập khẩu bao gồm các loại giấy tờ hồ sơ như sau:

2. Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Căn cứ theo Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ nhập khẩu bắt buộc phải có bao gồm

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ mà người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu (chủ hàng hóa hoặc công ty nhận ủy thác xuất nhập khẩu) lập và phải kê khai đầy đủ, chi tiết về hàng hóa khi xuất khẩu, nhập khẩu vào lãnh thổ Việt Nam. Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định tại mẫu số 01 Phụ lục II của Thông tư 39/2018/TT-BTC. Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu quốc tế, tờ khai hải quan tiếng Anh gọi là Customs Declaration Form hoặc Customs Declaration Sheet (CDS).

Vận đơn (chứng từ vận tải)

Vận đơn là chứng từ ghi nhận việc hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải (đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không). Vận đơn có thể hiểu là tài liệu công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển xác nhận chính thức về việc đã nhận hàng trên phương tiện vận tải do mình quản lý và kiểm soát việc đưa hàng đến địa điểm quy định trong hợp đồng vận chuyển, giao cho người nhận hàng được chỉ định. Trong tiếng Anh, vận đơn đường biển được gọi là Bill of Lading, vận đơn hàng không được gọi là Airway Bill.

Hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại, hay còn gọi là Commercial Contract trong Tiếng Anh, là văn bản do người mua và người bán cùng lập để mô tả chi tiết về các điều khoản mua bán hàng hóa ngoại thương. Nói theo cách khác thì hợp đồng thương mại là thỏa thuận bằng văn bản của bên mua và bên bán, trong đó thường có quy định cụ thể về đối tượng mua bán (hàng hóa), thông tin về người mua và người bán, các điều khoản về giao hàng, số tiền và thời hạn người mua phải thanh toán, phương thức thanh toán, tài khoản ngân hàng của người thụ hưởng. Hợp đồng thương mại chỉ có hiệu lực khi có đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên (chữ ký điện tử hoặc chữ ký tay). Trong tiếng anh Hợp đồng thương mại được gọi là Commercial Contract.

Trong nhiều trường hợp, khi hai bên không lập hợp đồng thương mại mà áp dụng đơn đặt hàng (tiếng Anh gọi là Purchase Order), chúng ta coi Purchase Order là một trường hợp đặc biệt của hợp đồng thương mại. Đơn đặt hàng, viết tắt là PO, không bắt buộc phải có chữ ký của cả bên mua và bên bán. Thông thường chỉ cần có chữ ký của bên đặt hàng (bên mua) là PO đã hợp lệ.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán lập, trong đó thường có ghi số tiền người mua phải thanh toán, phương thức thanh toán, tài khoản ngân hàng của người thụ hưởng. Tên tiếng Anh của hóa đơn thương mại là Commercial Invoice.

Hóa đơn thương mại không áp dụng đối với trường hợp nhập khẩu hàng hóa để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài hoặc hàng hóa xuất nhập khẩu mà người nhận không phải thanh toán cho người gửi. Trong trường hợp này, các bên sẽ sử dụng hóa đơn chiếu lệ trong tiếng Anh gọi là Proforma Invoice để làm chứng từ thay thế.

Phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu đóng gói hàng hóa, còn gọi là bảng kê hàng hóa hoặc Packing List trong tiếng Anh, là tài liệu liệt kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng thương mại. Thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn thương mại nhưng không bao gồm các thông tin về thanh toán hay giá hàng hóa hoặc đơn vị tiền tệ. Thay vào đó, phiếu đóng gói Packing List liệt kê quy cách đóng gói hàng hóa (đóng kiện, hay pallet, thùng...), khối lượng "khô" (net weight) và khối lượng tổng (gross weight), đồng thời cũng ghi kích thước phủ bì đóng gói hàng hóa. Các thông tin trong phiếu đóng gói Packing List được sử dụng để tính toán sắp xếp phương tiện chuyên chở, bốc dỡ hàng hóa, bố trí kho bãi... 

3. Chứng từ xuất nhập khẩu theo thông lệ

Các chứng từ xuất nhập khẩu theo thông lệ là các chứng từ không thuộc diện bắt buộc phải có, nhưng có tác dụng cụ thể trong xuất nhập khẩu, hoặc được quy định trong thỏa thuận giữa người mua và người bán. Các loại chứng từ theo thông lệ điển hình bao gồm

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice không phải là một chứng từ thanh toán như Commercial Invoice. Tài liệu này đóng vai trò là một tài liệu xác nhận thông tin vận chuyển và số tiền phải trả, chỉ được sử dụng trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Thư tín dụng (Letter of Credit hoặc L/C)

Letter of Credit là thư tín dụng do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu, hứa trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời hạn nhất định sau khi người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ hợp lệ. Thông thường Letter of Credit được sử dụng trong các trường hợp mua bán lần đầu giữa người mua và người bán, hoặc khi lô hàng có giá trị lớn cần có một bên thứ 3 (ngân hàng) đứng ra làm đơn vị trung gian, bảo lãnh thanh toán để giảm thiểu rủi ro cho hai bên người mua và người bán.

Chứng từ bảo hiểm vận chuyển (Insurance)

Chứng từ bảo hiểm bao gồm đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate). Đây không phải là loại chứng từ bắt buộc của mỗi lô hàng. Việc mua bảo hiểm do người bán hoặc người mua đảm nhận theo điều kiện giao hàng đã thỏa thuận giữa hai bên, đôi khi không có yêu cầu về bảo hiểm. Chúng ta có thể xác định lô hàng có giấy chứng nhận bảo hiểm hay không thông điều kiện giao hàng Incoterms ví dụ như CIF.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ, còn gọi là Certificate of Origin hoặc viết tắt là CO, là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền ban hành cho biết nguồn gốc của hàng hóa và quốc gia hoặc khu vực nơi hàng hóa được sản xuất, hoặc lắp ráp, hoặc đóng gói. Giấy chứng nhận xuất xứ rất quan trọng đối với người gửi hàng hoặc người nhận hàng trong một số trường hợp và có thể giúp họ nhận được mức thuế ưu đãi hoặc giảm thuế, đặc biệt là đối với các lô hàng có giá trị lớn.

4. Chứng từ kiểm tra chuyên ngành

Tùy theo yêu cầu của nước nhập khẩu, đối với một số mặt hàng đặc biệt thuộc diện quản lý xuất nhập khẩu như các sản phẩm hàng hóa nhóm 2 có khả năng ảnh hưởng đến sự an toàn của người sử dụng hoặc an toàn của xã hội nói chung, hoặc ảnh hưởng đến an ninh quốc phòng, người nhập khẩu hoặc người xuất khẩu sẽ cần các chứng từ về kiểm tra chuyên ngành để làm thủ tục xuất nhập khẩu. Các chứng từ điển hình để xuất nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam hoặc ra khỏi Việt Nam bao gồm:

Giấy phép nhập khẩu, xuất khẩu

Giấy phép nhập khẩu, giấy phép xuất khẩu áp dụng đối với các sản phẩm hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép. Các loại giấy phép này rất đa dạng, được quản lý bởi nhiều cơ quan quản lý nhà nước khác nhau. Các ví dụ điển hình bao gồm:

Giấy chứng nhận chất lượng

  • Giấy chứng nhận kiểm dịch khi xuất nhập khẩu sản phẩm nông lâm nghiệp
  • Chứng thư hun trùng (khi sử dụng pallet hoặc thùng gỗ để đóng gói hàng hóa)
  • Kết quả thử nghiệm vận chuyển đối với hàng hóa nguy hiểm VD như UN 38.3 cho pin lithium
  • MSDS (Material Safety Data Sheet) đối với hàng hóa có chứa hóa chất nguy hiểm

5. Chứng từ xuất nhập khẩu bổ sung

Ngoài các loại chứng từ xuất nhập khẩu kể trên, thủ tục nhập khẩu có thể cần một số loại chứng từ khác để hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu hoặc bắt buộc đối với sản phẩm đặc thù, ví dụ như:

  • Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
  • Chứng từ cho bộ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế quy định tại Khoản 3, Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC

6. Chứng từ xuất nhập khẩu ủy thác

Hợp đồng nhập khẩu ủy thác, xuất khẩu ủy thác trong trường hợp chủ hàng ủy thác nhập khẩu hoặc ủy thác xuất khẩu cho công ty dịch vụ như ExtendMax là một loại chứng từ cần có trường hợp xuất nhập khẩu ủy thác. Thêm vào đó, khi lập bộ chứng từ xuất nhập khẩu ủy thác có một số điểm khác biệt so với bộ chứng từ xuất nhập khẩu thông thường, cụ thể các khác biệt như sau:

  • Vận đơn để tên công ty nhận ủy thác là người gửi hàng (hoặc nhận hàng), chủ hàng là notify party
  • Không sử dụng hóa đơn thương mại mà sử dụng hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice
  • Trên Proforma Invoice liệt kê tên công ty nhận ủy thác là Importer, còn chủ hàng là notify party hoặc consignee
  • Thông thường các giấy phép kiểm tra chuyên ngành sẽ là giấy phép cấp cho công ty dịch vụ nhận ủy thác như ExtendMax
  • Hợp đồng thương mại vẫn để tên người mua hàng hoặc người bán hàng (chủ hàng) nguyên bản
  • Tờ khai hải quan ghi tên người nhập khẩu là công ty nhận dịch vụ ủy thác, thông tin của chủ hàng ghi ở phần "người ủy thác nhập khẩu".
  • Khi làm hồ sơ xuất nhập khẩu ủy thác, bắt buộc phải nộp kèm theo hợp đồng ủy thác nhập khẩu hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu

Mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu ủy thác của ExtendMax

mau-to-khai-hai-quan-uy-thac-nhap-khau

Trên đây là toàn bộ các hướng dẫn của ExtendMax về một bộ chứng từ xuất khẩu hoặc bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ để làm hồ sơ hải quan thuận lợi đúng theo quy định.

Thông tin liên hệ để được tư vấn về thủ tục xuất nhập khẩu

CÔNG TY TNHH EXTENDMAX VIỆT NAM

Hotline: 0915 836 555 | Hanoi: 024 6666 3066

Email: consultant@extendmax.vn | phuong.tran@extendmax.vn

Hotline chuyên gia tư vấn giấy phép Mật mã dân sự: 0915 836 555

Trụ sở chính: Biệt thự ExtendMax, C01-L18 An Vượng, KĐT Dương Nội, P. Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội

Phòng thử nghiệm: Biệt thự BT02-21 KĐT An Hưng, Tố Hữu, P. La Khê, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội, Việt Nam

 

Nếu bạn thấy bài viết hướng dẫn của chúng tôi là hữu ích và có giá trị áp dụng trong thực tế, xin vui lòng ủng hộ chúng tôi bằng cách đánh giá ở phần dưới của bài viết, để lại bình luận, và chia sẻ bài viết tới những người bạn hoặc những người làm việc cùng ngành nhập khẩu, logistics. Đánh giá của bạn sẽ là động lực lớn để chúng tôi viết các hướng dẫn thủ tục chi tiết hơn, có giá trị hướng dẫn hơn cho các doanh nghiệp nhập khẩu

↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓

Khách hàng đánh giá
5
5
100%
4
0%
3
0%
2
0%
1
0%

Chia sẻ nhận xét về sản phẩm

Đánh giá và nhận xét

Gửi nhận xét của bạn

      Bình luận
      Gửi bình luận
      Bình luận
        Liên hệ ngay

        CÔNG TY TNHH EXTENDMAX VIỆT NAM

        MSDN: 0106943741

        Email: consultant@extendmax.vn

        Hotline: 0915 836 555 | Hà Nội: 024 6666 3066

        Hotline tư vấn Mật mã Dân sự: 0915 836 555

        DKKD:P903, tầng 9, tháp A, tòa nhà tổ hợp Sky City Tower, 88 Láng Hạ, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, Tp. Hà Nội, Việt Nam

        Head Office: Biệt thự ExtendMax, C01-L18 An Vượng, KĐT Dương Nội, P. Dương Nội, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội, Việt Nam

        Test laboratory: Biệt thự BT02-21, Khu ĐT An Hưng, Tố Hữu, P. La Khê, Q. Hà Đông, Hà Nội