Top 10 sai sót phổ biến khi chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu và cách phòng tránh

Những lỗi sai khi lập chứng từ xuất nhập khẩu luôn là "cơn ác mộng" đối với nhân viên logistics, forwarder. Những chứng từ sai sót không chỉ dẫn tới việc phải sửa đổi, gây chậm trễ trong việc thông quan hàng hóa mà còn có thể là nguyên nhân dẫn tới các khoản phạt hành chính làm cho công ty xuất nhập khẩu bị đưa vào danh sách rủi ro về hải quan, hàng loạt lô hàng tiếp theo bị "luồng đỏ". ExtendMax viết bài hướng dẫn này với tinh thần chia sẻ mong giúp các bạn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu nhận diện được các sai sót thường gặp, đề phòng sai sót ngay từ những khâu ban đầu chuẩn bị hồ sơ thông quan.

Sai tên hàng bằng Tiếng Việt #1

Khai tên hàng hóa bằng Tiếng Việt khá dễ phải không các bạn? Tuy nhiên, trong thực tế tư vấn cho các công ty xuất nhập khẩu, chúng tôi nhận thấy việc khai sai, hoặc khai không rõ tên hàng hóa bằng Tiếng Việt là một lỗi phổ biến, gây ra rất nhiều vấn đề rắc rối làm chậm trễ việc thông quan dẫn tới phát sinh chi phí lưu kho bãi. Chúng ta hãy thử tìm hiểu một ví dụ dưới đây để các bạn thấy việc khai tên hàng hóa bằng Tiếng Việt quan trọng ra sao.

Tên hàng nhập là "optical transceiver module", hình ảnh sản phẩm như dưới đây. Vậy bạn sẽ khai như thế nào để có thể phòng ngừa tất cả các rắc rối?

Khai sai mã HS code #2

Mã HS code (Tiếng Anh là Hamonized System Codes) là mã số trong Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa của Tổ chức Hải quan thế giới (WCO). HS code luôn là một lĩnh vực rất khó dù đối với người mới hay nhân viên logistics nhiều năm kinh nghiệm. Nó còn khó hơn khi bạn thiếu kiến thức chuyên ngành để hiểu được bản chất của hàng nhập, hoặc hàng xuất. Khai sai mã HS dẫn tới thay đổi về thuế xuất nhập khẩu là một hành vi bị xử phạt vi phạm hành chính và gây ra một số hệ lụy nhỏ. Sau đây, chúng tôi sẽ bày cho bạn một mẹo nhỏ để giảm bớt sai sót khi khai mã HS.

Như bạn đã thấy, mã HS code là mã số trong hệ thống hài hòa của Tổ chức hải quan thế giới mà Việt Nam là một thành viên. Hệ thống này đảm bảo việc phân loại và thống nhất cách quản lý để tạo thuận lợi cho thương mại. Để đảm bảo sự hài hòa, mã HS của mỗi quốc gia đều phải giống nhau về mã HS ở cấp độ 6 số. Điều đó có nghĩa là bạn có thể căn cứ vào mã HS của nước xuất khẩu để lấy 6 số đầu, chỉ còn phải chọn 2 số sau theo hệ thống mã HS của Việt Nam. Việc chọn mã HS sẽ dễ hơn nhiều, phải không bạn? Hãy xem ví dụ sau:

Mã HS code 10 số của nước xuất khẩu: 8517620000

Mã HS code 8 số của Việt Nam tương ứng là: 851762xx trong đó 6 số đầu giống mã HS code nước xuất khẩu. Bạn chỉ cần chọn 2 số cuối sao cho đúng với bản chất của hàng hóa, tương ứng với mã số hàng hóa quy định bởi Thông tư 31/2022/TT-BTTTT của Bộ Tài chính)

>>> Xem thêm: 06 sai lầm cần né tránh khi xác định mã HS code

Điền sai hoặc thiếu thông tin #3

Thông thường việc điền sai hoặc điền thiếu thông tin, hoặc lỗi chính tả đều có thể gây phiền toái. Trong một số trường hợp, thậm chí không được phép sửa tờ khai hải quan. Khi chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu, bạn nên đặc biệt chú ý điền đúng, đủ các thông tin trên tờ khai điện tử thuộc diện không được khai bổ sung theo quy định tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC, bao gồm:

1) Mã loại hình tờ khai. Chú ý sai loại hình là sẽ cực kỳ rắc rối.

2) Mã phân loại hàng hóa (mã HS code)

3) Mã hiệu phương thức vận chuyển (tàu / máy bay)

4) Tên và mã của cơ quan Hải quan tiếp nhận tờ khai

5) Tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp của người nhập khẩu/xuất khẩu

6) Mã của đại lý hải quan

Chứng từ không nhất quán #4

Thông thường bộ chứng từ xuất khẩu hoặc nhập khẩu sẽ bao gồm nhiều loại giấy tờ. Trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp chúng tôi nhận thấy chứng từ không nhất quán là một lỗi khá phổ biến. Lỗi này không phải xuất phát từ việc chuẩn bị chứng từ mà thường xuất phát từ quá trình giao dịch của bên mua với bên bán. Các ví dụ điển hình là mô tả, mã hiệu sản phẩm không nhất quán trong hóa đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng, catalogue của sản phẩm. Trong nhiều trường hợp, thậm chí có thể dẫn tới khoản phạt hành chính do khai sai mã hiệu hàng hóa hoặc phải sửa tờ khai nếu bạn chỉ căn cứ vào các loại văn bản hợp đồng và hóa đơn để làm thủ tục.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể tham khảo những cách sau:

1) Tìm kiếm tài liệu bổ sung để "liên kết" các chứng từ lại với nhau cho nhất quán

2) Căn cứ trên nhãn hàng hóa thực tế để điều chỉnh lại hóa đơn và hợp đồng tương ứng

Khai sai đơn vị tiền tệ #5

Đây là một vấn đề mà thậm chí nhân viên lâu năm trong ngành logistics cũng vẫn có thể gặp phải. Trong phần lớn các trường hợp, giá trị mua bán hàng hóa sẽ là USD. Tuy nhiên, trong một số các trường hợp giá trị hàng hóa có thể là GBP, EUR, DKK hoặc đơn vị tiền tệ khác. 

Giải quyết vấn đề này rất đơn giản, bạn chỉ cần chú ý thêm một chút để tạo thành thói quen trước khi quy đổi giá trị hàng hóa thành VND trên tờ khai hải quan.

Khai sai nước xuất xứ #6

Nước xuất xứ là một vấn đề rất quan trọng, đảm bảo phải chính xác do có liên quan đến tiền thuế phải nộp cho lô hàng xuất hoặc hàng nhập. Thông thường thì lô hàng sẽ có giấy chứng nhận xuất xứ, loại giấy chứng nhận này là một bảo chứng đảm bảo cho việc khai báo chính xác. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng có thể hoàn toàn căn cứ theo giấy chứng nhận xuất xứ. Bạn cũng không nên dựa vào invoice của người bán, đặc biệt là những người bán thiếu kinh nghiệm trong nghiệp vụ ngoại thương. Hãy cùng tìm hiểu 2 ví dụ điển hình dưới đây:

Ví dụ 1:  Người bán ở Singapre xuất hàng là sản phẩm công nghệ thông tin về Việt Nam. Bộ chứng từ không có giấy chứng nhận xuất xứ CO (Certificate of Origin), Invoice lô hàng khai sản phẩm có xuất xứ từ Singapore.

Đối với trường hợp này, chúng tôi sẽ đặt ra một câu hỏi nghi vấn : Liệu người bán có bị nhầm lẫn giữa nước xuất khẩu (Singapore) và nước xuất xứ? Thông thường, các sản phẩm công nghệ thông tin sẽ có xuất xứ từ các nước chuyên sản xuất, gia công loại hàng này như USA, Malaysia, China, Taiwan, Vietnam, trong một số trường hợp bạn có thể gặp cả xuất xứ India. Tuy nhiên, xuất xứ Singapore là vô cùng hiếm gặp đối với hàng hóa ICT.

Khi đó, bạn nên kiểm tra lại với người bán. Ảnh chụp nhãn sản phẩm thực tế luôn là biện pháp đảm bảo cao nhất để giải quyết nghi vấn này.

Ví dụ 2: Lô hàng có giấy chứng nhận xuất xứ UK cho một hệ thống (hoặc một bộ sản phẩm bao gồm cả phụ kiện), tuy nhiên các bộ phận của hệ thống đó được khai lẻ từng mục trong Invoice và không có ghi chú xuất xứ trong Invoice.

Nếu bạn tin vào giấy chứng nhận CO để khai xuất xứ UK cho toàn bộ các bộ phận của hệ thống, hoặc bộ sản phẩm đó thì xin chia buồn, bạn đã quay vào ô mất lượt. Thông thường các linh kiện của sản phẩm công nghệ thông tin như dây nguồn, cáp kết nối... sẽ được sản xuất ở các nước China, Taiwan.. sau đó được ghép lại thành một bộ sản phẩm ở một nước khác (trong trường hợp này là UK).

Tên invoice không phù hợp #7

Trường hợp này chỉ hay xảy ra đối với trường hợp nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa theo loại hình không thanh toán H11 hoặc H21. Nhiều công ty sử dụng một hệ thống hóa đơn tự động với một mẫu hóa đơn cố định được đặt tên là "Commercial Invoice". Trong trường hợp này, có thể bạn sẽ gặp rắc rối khi mở tờ khai với lý do vì sao tên hóa đơn là "Commercial Invoice" (hóa đơn thương mại) mà lại mở tờ khai loại hình "không thanh toán" H11 hoặc H21?

Nếu bạn đã biết nguyên nhân thì cách giải quyết khá dễ. Bạn chỉ cần đề nghị người xuất khẩu sửa lại hóa đơn thành "Proforma Invoice", hoặc "Customs Invoice", hoặc "Non-commercial Invoice" hoặc chỉ đơn giản là "Invoice".

Hợp đồng, Invoice thiếu chữ ký #8

Như bạn đã biết, có rất nhiều công ty in hóa đơn thương mại và đơn đặt hàng từ hệ thống tự động nên không có chữ ký và con dấu. Điều này có thể khá mới mẻ đối với một số cán bộ ở cơ quan nhà nước và bạn có thể bị nghi ngờ là đã sửa chữa chứng từ hoặc hóa đơn hay đơn đặt hàng (PO) không hợp lệ. Do vậy, để bảo đảm thông suốt trong mọi trường hợp, bạn nên đề nghị người xuất khẩu ký tên trên invoice và hợp đồng mua hàng. Việc bổ sung chữ ký này nên chuẩn bị trước khi xuất hàng.

Khoản 3 Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định "Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của Pháp luật". Điều này có nghĩa là chỉ phải sử dụng con dấu khi có quy định của pháp luật yêu cầu. Ví dụ sử dụng trong các biểu mẫu quy định bởi nhà nước có phần "ký tên, đóng dấu" ở cuối biểu mẫu hoặc sử dụng trong chứng từ kế toán theo luật kế toán. Hợp đồng thương mại là loại tài liệu mà pháp luật không có quy định biểu mẫu, có nghĩa là doanh nghiệp có thể chỉ sử dụng chữ ký, không cần đóng dấu lên hợp đồng. Tuy nhiên, điều này cũng còn khá mới mẻ đối với một số cán bộ của cơ quan quản lý nhà nước. Vì vậy, bạn cũng nên đề nghị hai bên xuất nhập khẩu đóng dấu lên hợp đồng để thuận tiện khi dùng bộ chứng từ xin các giấy phép xuất nhập khẩu, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng.

Trên thực tế, chúng tôi đã ghi nhận nhiều trường hợp xin giấy đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm tra chuyên ngành không thành công do hóa đơn hoặc hợp đồng thiếu chữ ký, con dấu.

Khai sai mã hiệu hàng hóa #9

Khai sai mã hiệu hàng hóa là một lỗi khá nặng, đặc biệt là khi lô hàng bị kiểm hóa. Lỗi này là rủi ro tiềm ẩn dẫn tới những khoản phạt hành chính lớn, đồng thời cũng kéo dài thời gian thông quan. Một lần nữa, chúng tôi khuyến nghị các bạn đừng hoàn toàn tin tưởng vào hóa đơn mua hàng và đơn đặt hàng / hợp đồng để khai báo mã hiệu hàng hóa.

Hãy luôn luôn kiểm tra lại nhãn hàng hóa thực tế! Tuy nhiên, đừng chủ quan với nhãn hàng hóa mà bạn có!

Tại sao vậy? Chúng ta hãy xem ví dụ về nhãn hàng hóa dưới đây:

Đối với trường hợp như trên, bạn có thể sử dụng MMN, hoặc RMN, hoặc Reg Type đều được, miễn là tên này được kết nối và nhất quán trong mọi chứng từ xuất nhập khẩu. Chúng tôi khuyến nghị sử dụng RMN để các chứng từ nhất quán với giấy đăng ký kiểm tra chất lượng và giấy chứng nhận hợp quy sau này.

Mở tờ khai khi chưa có giấy phép #10

Mở tờ khai khi chưa có giấy phép xuất nhập khẩu (VD như giấy phép xuất nhập khẩu mật mã dân sự) hoặc chưa có giấy đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước là một sai lầm mà nhân viên chứng từ nhiều năm kinh nghiệm cũng có thể gặp phải. Lỗi này có thể dẫn đến khoản phạt hành chính 30.000.000 VNĐ ~ 50.000.000 VNĐ nhưng sai lầm này rất khó phòng tránh. Do vậy, đây chính là vấn đề làm nhiều công ty dịch vụ trong ngành logistics phải "chùn tay".

Như bạn đã biết, Việt Nam có gần 20 Bộ trực thuộc Chính phủ với số lượng tương đương về danh mục hàng hóa nhóm 2, danh mục hàng hóa phải xin giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm của từng bộ chủ quản. Đồng thời, hiện tại chưa có một danh mục tổng hợp nào có thể tra cứu chính sách chuyên ngành áp dụng đối với tất cả các loại sản phẩm. Thêm vào đó, mỗi công ty dịch vụ hải quan hoặc nhân viên xuất nhập khẩu thường chỉ chuyên về một vài loại hàng hóa và cũng chỉ có đủ khả năng nắm vững quy định của một vài loại hàng hóa. Đối với ExtendMax, chúng tôi có thể tự hào là chuyên gia hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực chính sách chuyên ngành đối với sản phẩm công nghệ thông tin. Nhưng nếu bạn hỏi chúng tôi về ngành hàng khác ví dụ như hàng dệt may, sẽ rất khó để chúng tôi có thể tư vấn cho bạn một cách hiệu quả.

Chính vì vậy, việc tìm hiểu kỹ về chính sách chuyên ngành là cực kỳ quan trọng. ExtendMax khuyến nghị bạn nên tìm những chuyên gia về ngành hàng cần nhập khẩu để được hướng dẫn một cách chính xác, đáng tin cậy. Đôi khi làm theo những lời tư vấn dạo qua mạng internet cũng có hiệu quả, song bạn cần phải kiểm tra đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để rút ra kết luận xác đáng.

Hãy để lại bình luận và chia sẻ bài viết nếu bạn thấy nó hữu ích trong công việc

↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓