Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu bộ lưu trữ dữ liệu - Kinh nghiệm thực tế từ chuyên gia

ExtendMax – 29/09/2025 – Bộ lưu trữ dữ liệu” (Data Storage Devices) trên thị trường hiện nay bao gồm nhiều loại sản phẩm công nghệ thông tin phục vụ cho việc lưu giữ và truy xuất dữ liệu. Loại sản phẩm này đang được nhập khẩu ngày càng nhiều vào Việt Nam để phục vụ hoạt động thường ngày của doanh nghiệp, các data center cũng như phục vụ quá trình chuyển đổi số quốc gia. Bài viết này của ExtendMax sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục nhập khẩu bộ lưu trữ theo quy định mới nhất, bao gồm các lưu ý về thủ tục xin giấy phép chuyên ngành, mã HS, khai báo hải quan, cũng như giải đáp các câu hỏi thường gặp.

Bộ lưu trữ dữ liệu là gì?

“Bộ lưu trữ dữ liệu” (Data Storage Devices) trên thị trường hiện nay được hiểu theo nghĩa rộng, bao gồm nhiều loại sản phẩm công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ cho việc lưu giữ và truy xuất dữ liệu. Có thể chia thành bốn nhóm chính:

1. Ổ cứng rời hoặc ổ cứng trong máy tính: HDD (Hard Disk Drive), SSD (Solid State Drive).

2. Thiết bị lưu trữ mạng (NAS – Network Attached Storage): dạng hộp lưu trữ kết nối qua LAN/Wi-Fi.

3. Thiết bị lưu trữ chuyên dụng cho trung tâm dữ liệu: Storage Array, SAN, JBOD, Storage Controller.

4. Thẻ nhớ, USB, thiết bị lưu trữ di động: SD card, Flash drive, External SSD.

Mỗi nhóm có mã HS, chính sách quản lý, thuế suất và nghĩa vụ tuân thủ pháp luật khác nhau đôi chút. Trong phạm vi bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục nhập khẩu thiết bị lưu trữ mạng (NAS) và thiết bị lưu trữ chuyên dụng cho trung tâm dữ liệu. Để biết thêm thủ tục nhập khẩu cho 2 phân loại còn lại, hãy xem các bài viết dưới đây của ExtendMax:

>>> Thủ tục nhập khẩu ổ cứng SSD, HDD

>>> Thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh (USB, SD card)

 

Mã HS và thuế nhập khẩu bộ lưu trữ

Xác định đúng mã HS và thuế suất nhập khẩu của bộ lưu trữ rất quan trọng, ảnh hưởng đến tiến trình làm thủ tục thông quan có thuận lợi hay không. Doanh nghiệp chọn sai mã HS thậm chí còn bị xử phạt hành chính. Căn cứ theo Thông tư số 31/2022/TT-BTC của Bộ Tài chính về mã HS và biểu thuế hiện hành, mã HS code và thuế suất nhập khẩu, thuế VAT của bộ lưu trữ như sau:

• 84717090 – (Bộ lưu trữ) Loại khác

Mã HS	Mô tả	VAT (%)	Thuế NK ưu đãi	Thuế NK thông thường
847170	- Bộ lưu trữ:	10% (Giảm còn 8% cho đến hết 31/12/2026)	0%	5%
84717090	- - Loại khác	10% (Giảm còn 8% cho đến hết 31/12/2026)	0%	5%

 

Lưu ý:

• Căn cứ theo Nghị định số 174/2025/NĐ-CP, thuế VAT của bộ lưu trữ được giảm xuống còn 8% cho đến hết 31/12/2026.

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ thông số kỹ thuật thực tế và tham chiếu Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam mới nhất để tránh bị phân loại sai.

 

Chính sách chuyên ngành nhập khẩu

Chính sách chuyên ngành áp dụng để nhập khẩu bộ lưu trữ như sau:

• Căn cứ Nghị định số 211/2025/NĐ-CP, kể cả trường hợp bộ lưu trữ có chức năng mật mã dân sự thì doanh nghiệp vẫn được phép nhập khẩu mà không cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự do mã HS của Bộ lưu trữ đã không còn trong Phụ lục 2 của Nghị định 211/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nhập khẩu bộ lưu trữ nhằm mục đích kinh doanh sinh lời (bán lại hoặc cho thuê), doanh nghiệp nhập khẩu cần phải xin giấy phép kinh doanh sản phẩm mật mã dân sự cho theo quy định.

• Bộ lưu trữ đã qua sử dụng: thuộc danh mục hàng hóa CNTT đã qua sử dụng cấm nhập khẩu vào Việt Nam.

• Tuy nhiên, có 10 trường hợp ngoại lệ được phép nhập bộ lưu trữ đã qua sử dụng theo Quyết định 18/2016/QĐ-TTg, Quyết định 31/2019/QĐ-TTg, Nghị định 69/2018/NĐ-CP và Thông tư 11/2018/TT-BTTTT. Các trường hợp này bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu rõ ràng.

Xem thêm nội dung liên quan:

>>> Hướng dẫn thủ tục xin Giấy phép mật mã dân sự

>>> Hướng dẫn về 10 trường hợp được nhập khẩu thiết bị CNTT cũ

 

Quy trình nhập khẩu bộ lưu trữ

Quy trình nhập khẩu bộ lưu trữ gồm 4 bước chính. Các bước nhập khẩu và lưu ý quan trọng như sau:

Bước 1: Kiểm tra về mật mã dân sự

Trước hết, người nhập khẩu cần kiểm tra bộ lưu trữ nhập khẩu có phải là sản phẩm mật mã dân sự hay không để xác định phương án nhập khẩu tốt nhất.

• Nếu loại bộ lưu trữ bạn nhập khẩu là sản phẩm mật mã dân sự và bạn nhập để kinh doanh, bạn cần tiến hành ngay thủ tục xin giấy phép kinh doanh doanh sản phẩm mật mã dân sự. Mặc dù hiện tại bộ lưu trữ không còn thuộc diện phải xin giấy phép xuất nhập khẩu sản phẩm MMDS, bạn vẫn nên xin giấy phép kinh doanh trước để khi nhập hàng về là đã đủ điều kiện để bán ngay.

• Nếu bạn nhập khẩu bộ lưu trữ để tự sử dụng trong nội bộ công ty, bạn không cần phải xin giấy phép mật mã dân sự và có thể nhập khẩu ngay.

Đây là khâu thường nhiều công ty chưa chú ý tới và hay bị bỏ sót dẫn tới những sai phạm đáng tiếc về sau, thậm chí có thể dẫn tới bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 211/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Trong khâu này bạn cần kiểm tra các hạng mục sau:

• Bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, PO, PL, AWB): Các chứng từ cần phải có thông tin thống nhất với nhau về mô tả hàng hóa, giá sản phẩm, quy cách đóng gói, số lượng, tên công ty nhập khẩu / xuất khẩu.

• Mã HS code và chính sách thuế: Kiểm tra trước để dự toán chi phí và thuế suất.

• Nhãn sản phẩm thực tế trước khi nhập khẩu: Kiểm tra kỹ, tốt nhất là kiểm tra bằng hình ảnh sản phẩm thực tế để đảm bảo phù hợp với quy định về ghi nhãn sản phẩm.

Đây cũng là khâu thường nhiều công ty không chú ý kiểm tra kỹ dẫn đến những chậm trễ đáng tiếc hoặc bị xử phạt hành chính khi kiểm hóa do hàng hóa thực tế không hoàn toàn khớp với chứng từ.

Bước 3: Mở tờ khai và làm thủ tục thông quan

1. Khai báo hải quan qua hệ thống VNACCS/VCIS.

2. Tùy theo phân luồng của tờ khai, làm các công việc tiếp theo:

• Luồng xanh: thông quan ngay, miễn kiểm tra.

• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy.

• Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa.

3. Tính và nộp thuế: thuế nhập khẩu, VAT, có thể thêm thuế TTĐB nếu áp dụng.

4. Thông quan và nhận hàng: hoàn tất thủ tục để đưa hàng về kho.

Bước 4: Dán nhãn phụ bằng tiếng Việt

Trước khi bán sản phẩm ra ngoài thị trường cho người tiêu dùng, doanh nghiệp cần dán nhãn phụ bằng tiếng Việt theo quy định. Nếu nhập để tự sử dụng thì không cần phải dán nhãn phụ. Ví dụ về nhãn phụ thực tế được cung cấp ngay ở phần dưới của bài viết này.

 

Các chứng từ xuất nhập khẩu bộ lưu trữ

Một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bộ lưu trữ đúng chuẩn thường bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)

• Hóa đơn thương mại (Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Vận đơn (Airway Bill hoặc Bill of Lading)

• Chứng nhận xuất xứ C/O (không bắt buộc)

• Giấy phép nhập khẩu (nếu áp dụng)

• Catalogue hoặc datasheet của sản phẩm

>>> Xem thêm: Hướng dẫn lập bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ

Các hồ sơ xuất nhập khẩu bộ lưu trữ phải được lưu trữ 5 năm theo quy định của cơ quan Thuế và Hải quan.

 

Nhãn mác hàng hóa khi nhập khẩu bộ lưu trữ

Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP về nhãn hàng hóa:

• Tất cả bộ lưu trữ nhập khẩu khi đưa ra thị trường Việt Nam phải có nhãn hàng hóa bằng tiếng Việt (có thể kèm ngôn ngữ khác).

• Nội dung bắt buộc phải có trên nhãn gốc của hàng hóa:

• Tên hàng hóa (Ví dụ: Bộ lưu trữ mạng NAS…);

• Xuất xứ hàng hóa. Trường hợp không xác định được xuất xứ thì ghi nơi thực hiện công đoạn cuối cùng để hoàn thiện hàng hóa theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Nghị định 111/2021/NĐ-CP;

• Tên hoặc tên viết tắt của tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa ở nước ngoài (tên hãng sản xuất hoặc brandname, tên viết tắt của hãng sản xuất).

• Trường hợp trên nhãn gốc hàng hóa chưa thể hiện tên đầy đủ và địa chỉ của tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa ở nước ngoài thì các nội dung này phải thể hiện đầy đủ trong tài liệu kèm theo hàng hóa (thường là sách hướng dẫn sử dụng);

• Nội dung bắt buộc phải có trên nhãn phụ: Xem hướng dẫn trong mẫu nhãn phụ bên dưới.

• Hình thức thể hiện:

• Nhãn có thể in, dán trực tiếp trên sản phẩm hoặc bao bì thương mại.

• Nếu khi nhập khẩu hàng chưa có nhãn tiếng Việt, doanh nghiệp được phép bổ sung nhãn phụ bằng tiếng Việt trước khi lưu thông trên thị trường.

• Chế tài xử phạt: thiếu nhãn hoặc sai nhãn có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị đình chỉ lưu thông sản phẩm.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn toàn diện cách ghi nhãn hàng hóa CNTT

 

Lưu ý chiến lược & cập nhật

• Luật luôn thay đổi: cần theo dõi các văn bản liên quan từ Tổng cục Hải quan, Bộ Tài chính, Ban Cơ Yếu Chính phủ - Bộ Quốc phòng.

• Giảm thiểu rủi ro: nên hợp tác với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như ExtendMax để xác định đúng chính sách chuyên ngành và chuẩn bị hồ sơ hợp lệ.

• Chuẩn hóa nội bộ: xây dựng quy trình nhập khẩu để tránh phụ thuộc vào cá nhân, đảm bảo doanh nghiệp có thể xử lý nhanh chóng trong mọi tình huống.

Nhập khẩu bộ lưu trữ không chỉ là một thủ tục hải quan, mà còn là phép thử cho năng lực quản trị rủi ro và khả năng thích ứng pháp lý của doanh nghiệp. Nếu làm đúng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời xây dựng được năng lực dài hạn để mở rộng sang các sản phẩm công nghệ khác. Đây chính là cách tiếp cận bền vững để biến thách thức pháp lý thành lợi thế cạnh tranh.

 

Các câu hỏi thường gặp khi nhập khẩu bộ lưu trữ

Câu hỏi 1: Chúng tôi có cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự cho bộ lưu trữ không?

Ext trả lời: Theo quy định mới nhất tại Nghị định số 211/2025/NĐ-CP, bạn không còn cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu cho Bộ lưu trữ do mã HS của bộ lưu trữ không còn nằm trong danh mục sản phẩm MMDS phải xin giấy phép xuất nhập khẩu.

Câu hỏi 2: Chúng tôi nhập khẩu bộ lưu trữ để bán thì chúng tôi có cần phải xin giấy phép kinh doanh sản phẩm mật mã dân sự hay không?

Ext trả lời: Không phải bộ lưu trữ nào cũng là sản phẩm mật mã dân sự. Trong trường hợp bộ lưu trữ của bạn nhập khẩu có chức năng mã hóa chuyên dụng (không phải loại Self-Encrypting Drives) thì bạn cần phải xin giấy phép kinh doanh sản phẩm mật mã dân sự theo quy định. Nếu loại bộ lưu trữ bạn nhập khẩu không có chức năng mã hóa, hoặc có chức năng mã hóa Self-Encrypting Drives thì bạn không phải xin giấy phép mật mã dân sự.

Câu hỏi 3: Bộ lưu trữ NAS của chúng tôi nhập khẩu có chức năng thu phát Wi-Fi, chúng tôi có cần phải làm thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng và làm chứng nhận hợp quy ICT cho nó không?

Ext trả lời: Mã HS của bộ lưu trữ không thuộc danh mục hàng hóa CNTT nhóm 2 của Bộ KHCN. Do vậy, căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 của Thông tư số 02/2024/TT-BTTTT, bạn không phải làm thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng, không phải hợp quy cho bộ lưu trữ

Câu hỏi 4: Chúng tôi nhập khẩu bộ lưu trữ để tự sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Vậy chúng tôi có phải dán nhãn phụ tiếng Việt cho sản phẩm đó hay không?

Ext trả lời: Nhãn phụ tiếng Việt chỉ bắt buộc áp dụng khi bạn lưu hành sản phẩm đó ra thị trường (bán hoặc cho thuê). Nếu bạn chỉ nhập để tự sử dụng thì không bắt buộc phải dán nhãn phụ tiếng Việt.

 

Hướng dẫn nhập khẩu sản phẩm tương tự

Mặt hàng	Link bài viết hướng dẫn thủ tục nhập khẩu
Thẻ thông minh	https://extendmax.vn/thu-tuc-nhap-khau-the-thong-minh-rfid-the-tu
Ổ cứng HHD, SDD	https://extendmax.vn/huong-dan-thu-tuc-nhap-khau-o-cung
Máy tính xách tay	https://extendmax.vn/thu-tuc-nhap-khau-may-tinh-xach-tay-va-chung-nhan-hop-quy-lap-top
Máy tính để bàn	https://extendmax.vn/thu-tuc-nhap-khau-chung-nhan-hop-quy-may-tinh-de-ban-desktop-pc-aio-pc
Máy tính bảng	https://extendmax.vn/thu-tuc-nhap-khau-chung-nhan-hop-quy-may-tinh-bang-tablet
Máy chủ server	https://extendmax.vn/thu-tuc-nhap-khau-may-chu-server

 

Dịch vụ xuất nhập khẩu bộ lưu trữ

ExtendMax là đơn vị tư vấn hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thiết bị công nghệ thông tin, chứng nhận hợp quy và giấy phép mật mã dân sự.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia giàu năng lực của chúng tôi đã xử lý thành công nhiều dự án phức tạp, mang lại kết quả ấn tượng và được cộng đồng quốc tế ghi nhận.

Thành tựu nổi bật: ExtendMax tự hào sở hữu nhiều giải thưởng danh giá trong và ngoài nước như SME100 Asia Award, Stevie Awards, International Business Awards (IBA), và đặc biệt là  Grand Stevie Awards – lần đầu tiên được trao cho một doanh nghiệp Việt Nam.

Hệ sinh thái dịch vụ toàn diện:

• Tư vấn chứng nhận hợp quy và tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cho sản phẩm CNTT.

• Tư vấn xin  giấy phép mật mã dân sự – lĩnh vực pháp lý đặc thù, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm thực tiễn.

• Dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác và quản lý chuỗi cung ứng cho các tập đoàn quốc tế.

• Tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu thiết bị CNTT cho các dự án trung tâm dữ liệu, nhà máy sản xuất, và các công trình quy mô lớn.

Nhanh gọn – tiết kiệm: Quy trình làm việc tối ưu giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí trong mọi khâu thủ tục.

Hiện ExtendMax là đối tác tin cậy của hơn 30 quốc gia, bao gồm các cường quốc công nghệ như Mỹ, Nhật Bản, Đức, Hàn Quốc, Trung Quốc, Ý, Singapore… Trong đó có nhiều thương hiệu toàn cầu như IBM, Dell, LEGO, Fujitsu, Lenovo.

Bài viết này được biên soạn bởi CEO Trần Thanh Phương – chuyên gia hàng đầu về pháp lý xuất nhập khẩu. Nếu quý khách còn thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ, xin vui lòng liên hệ ExtendMax để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

 

Nếu bạn thấy bài viết hướng dẫn của chúng tôi là hữu ích và có giá trị áp dụng trong thực tế, xin vui lòng ủng hộ chúng tôi bằng cách đánh giá ở phần dưới của bài viết, để lại bình luận, và chia sẻ bài viết tới những người bạn hoặc những người làm việc cùng ngành nhập khẩu, logistics. Đánh giá của bạn sẽ là động lực lớn để chúng tôi viết các hướng dẫn thủ tục chi tiết hơn, có giá trị hướng dẫn hơn cho các doanh nghiệp nhập khẩu.