Datasheet là gì? Các ứng dụng của datasheet?

EXTENDMAX – Datasheet là một tài liệu phổ biến trong lĩnh vực kỹ thuật điện tử nói chung và công nghệ thông tin nói riêng để cung cấp các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, hoặc phần mềm cho người sử dụng hoặc nhà nghiên cứu. Datasheet cũng là một tài liệu quan trọng để người mua hàng xem xét sản phẩm có phù hợp với nhu cầu của mình hay không, hoặc để các cơ quan quản lý chính sách xem xét sản phẩm có phù hợp với quy định của địa phương hay không. Trong bối cảnh thủ tục xuất nhập khẩu ngày càng phức tạp với vô vàn các chính sách kiểm tra chuyên ngành, việc xuất nhập khẩu hàng hóa đòi hỏi sự chuyên nghiệp và am hiểu về thủ tục ở mức độ cao hơn để phòng tránh các rủi ro trong dự toán chi phí hợp quy, chi phí xin giấy phép, thời gian thông quan…. Một trong những yếu tố then chốt để xác định chính sách chuyên ngành chính là Datasheet (bảng dữ liệu kỹ thuật) của sản phẩm. Trong bài viết này, ExtendMax sẽ hướng dẫn các bạn về mặt bản chất datasheet là gì, các ứng dụng của datasheet và đặc biệt là cách đọc datasheet để nắm được bản chất sản phẩm, ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau. Hướng dẫn của ExtendMax về datasheet trong bài viết này đặc biệt hữu ích trong việc xác định mã HS code, chính sách kiểm tra chất lượng và xin giấy phép xuất nhập khẩu. Qua đó, chúng tôi mong muốn hỗ trợ bạn đạt đến một trình độ chuyên môn cao hơn trong nghề nghiệp.

Datasheet là gì? Công dụng của datasheet trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành

Datasheet là gì?

Datasheet là bảng dữ liệu hay còn gọi là bảng thông số kỹ thuật của sản phẩm. Datasheet là một tài liệu quan trọng dùng để cung cấp các thông tin chi tiết về sản phẩm như đặc tính kỹ thuật, tính năng chính, và những thông số kỹ thuật cơ bản. Một datasheet có thể được tồn tại dưới dạng văn bản hoặc tài liệu điện tử. Datasheet đóng vai trò là một tài liệu chính thức giúp người tiêu dùng hoặc khách hàng hiểu rõ hơn về các đặc tính, khả năng và giới hạn của sản phẩm đó trước khi quyết định mua chúng và sử dụng một cách hiệu quả và an toàn. Ngoài ra, datasheet cũng là một thành phần thiết yếu trong các hoạt động như thiết kế phát triển sản phẩm, thử nghiệm, nghiên cứu hệ thống.

Đối với nghiệp vụ xuất nhập khẩu logistics, datasheet là một trong những căn cứ quan trọng nhất để xác định mã HS code, xác định việc áp dụng chính sách kiểm tra chất lượng và chính sách xin giấy phép.

Mẫu datasheet — *Mẫu trang bìa của datasheet*

Datasheet do ai ban hành?

Datasheet thường do chính hãng sản xuất ban hành để nhằm các mục đích khác nhau như cung cấp thông tin về đặc tính kỹ thuật của sản phẩm cho người sử dụng để mô tả và quảng cáo tính năng sản phẩm, để phục vụ mục đích xin giấy chứng nhận hoặc xin giấy phép xuất nhập khẩu cho chính hãng sản xuất...

Trong một số trường hợp, nhà phân phối hoặc nhà cung cấp sản phẩm cũng ban hành datasheet nhằm mục đích cung cấp thông tin cho người mua. Đối với trường hợp này datasheet thường được thiết kế nhằm mục đích quảng cáo, ít có ý nghĩa về mặt pháp lý so với datasheet do hãng sản xuất ban hành.

Các thông tin thường có trong datasheet

Tùy thuộc vào mỗi loại sản phẩm, một bảng dữ liệu có thể bao gồm nhiều loại thông tin khác nhau. Thông thường, một datasheet sẽ cung cấp các dữ liệu như:

Tên sản phẩm, thương hiệu của sản phẩm.

Chức năng, công dụng chính của sản phẩm.

Ký mã hiệu sản phẩm (Model Name, Part No., Model No.)

Hình ảnh mô tả cấu tạo sơ lược của sản phẩm.

Chi tiết về sản phẩm bao gồm các đặc tính và thông số kỹ thuật

Các lý do để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm.

Tên và địa chỉ của nhà sản xuất hoặc công ty chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm.

*Thông số kỹ thuật (specification) là một mục quan trọng trong datasheet*

Những loại datasheet thường gặp

Dưới đây là những loại datasheet thường gặp nhất trong các lĩnh vực phổ biến:

Technical Datasheet (Bảng dữ liệu kỹ thuật): Đây là loại datasheet phổ biến nhất trong lĩnh vực kỹ thuật, điện tử viễn thông, công nghệ thông tin. Technical datasheet là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết và mang tính kỹ thuật về sản phẩm để giúp người dùng hiểu rõ về tính năng, ứng dụng, và các thông số kỹ thuật của một sản phẩm.

Safety Data Sheet - SDS (Bảng dữ liệu an toàn): SDS là tài liệu tiêu chuẩn hóa cung cấp thông tin chi tiết về tính chất của hóa chất, các rủi ro liên quan, và các biện pháp phòng ngừa cần thiết. SDS được sử dụng trên toàn cầu và tuân theo hệ thống phân loại hóa chất GHS (Globally Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals)

Material Safety Data Sheet - MSDS (Bảng dữ liệu an toàn vật liệu): Đây là loại datasheet mô tả các thành phần vật liệu, hóa chất cấu thành nên sản phẩm. MSDS là tiền thân của SDS, cung cấp thông tin tương tự về các rủi ro và biện pháp an toàn khi sử dụng hóa chất. MSDS là một tài liệu bắt buộc phải có để vận chuyển qua đường hàng không hoặc đường biển đối với một số loại sản phẩm, VD như sản phẩm có chứa pin lithium.

Pathogen Safety Data Sheet (PSDS) (Bảng dữ liệu an toàn sản phẩm): PSDS là tài liệu cung cấp thông tin an toàn sinh học liên quan đến việc xử lý các vi sinh vật gây bệnh (pathogens). Đây là tài liệu đặc thù trong lĩnh vực y tế, nghiên cứu sinh học, và kiểm soát mầm bệnh.

Trong một số trường hợp, các loại tài liệu sau có ý nghĩa hoặc công dụng gần tương tự như datasheet và có thể được coi là các phân loại khác nhau của datasheet, được sử dụng thay cho datasheet:

Catalogue (tiếng Anh Mỹ là Catalog): Catalogue là tài liệu mô tả đặc điểm, tính năng, công dụng của sản phẩm một cách tổng quát. Catalogue thường nhắm đến mục đích thuyết phục khách hàng nhiều hơn, ít mô tả chi tiết về các đặc tính kỹ thuật. Tuy nhiên, thông thường trong catalogue vẫn sẽ có 1 phần về đặc tính kỹ thuật (specifications). Bạn có thể sử dụng catalogue thay cho datasheet trong nhiều trường hợp.

Specification sheet (còn gọi là Spec sheet): Spec sheet là tài liệu mô tả chuyên sâu về các thông số kỹ thuật của sản phẩm trong lĩnh vực kỹ thuật và công nghệ. Spec sheet thường thiên về yếu tố kỹ thuật, ít mô tả các tính năng (features) và không mang ý nghĩa quảng cáo thuyết phục người mua.

Approval sheet: Đây là loại datasheet được sử dụng trong quá trình thử nghiệm và phát triển sản phẩm. Approval sheet chỉ được sử dụng trong nội bộ hãng sản xuất, để phục vụ mục đích quản lý quá trình R&D, không sử dụng để cung cấp cho người sử dụng, người mua hàng.

Công dụng của Datasheet trong xuất nhập khẩu

Cách ứng dụng datasheet để xác định mã HS code

Như đã phân tích ở trên, datasheet có tên của sản phẩm, mô tả chức năng chính của sản phẩm, các đặc tính kỹ thuật, vật liệu chế tạo…. đo đó ta có thể sử dụng Datasheet để áp dụng 6 quy tắc phân loại hàng hóa để xác định mã HS code cho sản phẩm. Hoặc bạn có thể thực hiện xác định mã HS bằng mẹo nhỏ theo 4 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tra cứu bảng datasheet để xác định các tên, thông số, đặc tính, vật liệu của thiết bị, sản phẩm.

Bước 2: Dựa vào các thông tin trong datasheet, bạn xác định được chương, nhóm, phân nhóm của sản phẩm. Bạn có thể tìm kiếm các từ khoá liên quan đến thiết bị đó tại biểu thuế, hệ thống sẽ liệt kê ra tất cả những HS Code của những sản phẩm có chứa từ khoá đó.

Bước 3: Khi tìm thấy một vài HS Code, hãy đọc kỹ mô tả chi tiết của từng mã để xem sản phẩm của bạn có khớp với các tiêu chí hay đặc tính kỹ thuật, các yếu tố như cấu tạo, vật liệu và công dụng của chúng được mô tả trong datasheet hay không.

Bước 4: Lựa chọn mã HS code phù hợp nhất.

Ví dụ cụ thể với máy tính bảng:

Giả sử datasheet của tablet cho biết tên sản phẩm là máy tính bảng công nghiệp (industrial tablet), có màn hình LCD 17in, có bàn phím ảo, sử dụng CPU Intel Core i7, bộ nhớ RAM 8GB, ổ cứng SSD 512GB và có card đồ họa rời, trọng lượng 10.5kg.

Tra cứu: Tra cứu trên Biểu thuế HS tại www.customs.gov.vn, bạn có thể tìm thấy nhóm hàng 8471 "Máy xử lý dữ liệu tự động và các khối chức năng của chúng".

So sánh: Kiểm tra các phân nhóm trong nhóm 8471, bạn sẽ thấy phân nhóm 8471.30 "máy xử lý dữ liệu tự động loại xách tay có khối lượng không quá 10kg".
Mặc dù trong phân nhóm 8471.30, bạn tìm thấy mã HS 8471.30.90 thường dùng cho máy tính bảng, nhưng trong trường hợp này HS Code 84713090 lại không còn phù hợp do trọng lượng sản phẩm vượt quá 10kg.
Như bạn thấy đó, bạn có thể đã mắc một sai lầm nho nhỏ nếu không sử dụng datasheet mà chỉ hỏi người khác mã HS code của máy tính bảng là gì. Trong trường hợp này, mã HS phù hợp hơn cho máy tính bảng công nghiệp (industrial tablet) nặng 10.5 kg sẽ là 84714190 "Chứa trong cùng một vỏ có ít nhất một đơn vị xử lý trung tâm, một đơn vị nhập và một đơn vị xuất, kết hợp hoặc không kết hợp với nhau - Loại khác".

*Datasheet của máy tính bảng công nghiệp có kích thước lớn, trọng lượng lớn hơn 10kg*

Cách tra datasheet để xác định chính sách kiểm tra chất lượng

Thông thường chúng ta vẫn sử dụng mã HS code, đối chiếu với biểu thuế và các chính sách kiểm tra chuyên ngành để xác định chính sách kiểm tra chất lượng đối với sản phẩm nhập khẩu. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp sản phẩm có thể áp dụng nhiều quy chuẩn kỹ thuật khác nhau do tích hợp nhiều tính năng khác nhau (VD như danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ TT&TT), việc xác định quy chuẩn bằng mã HS code sẽ không chính xác. Thay vào đó, bạn cần phải căn cứ vào đặc tính kỹ thuật của sản phẩm trong datasheet để xác định quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng. Bạn cũng có thể dựa vào datasheet của sản phẩm để xác định các trường hợp sản phẩm được loại trừ và giải trình với cán bộ hải quan khi có nghi vấn.

Cách tra datasheet để xác định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng

Đối với một số danh mục hàng hóa nhóm 2 có quy định phức tạp ví dụ như hàng hóa nhóm 2 của Bộ TT&TT, bạn phải dựa trên nguyên tắc tra cứu datasheet để xác định các đặc tính kỹ thuật và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Nếu chỉ đơn thuần đối chiếu tên hàng hóa để xác định quy chuẩn áp dụng, bạn sẽ có rủi ro lớn về việc bỏ sót quy chuẩn, bị từ chối hồ sơ chứng nhận hợp quy, phát sinh chi phí và mất thời gian để bổ sung các thiếu sót.

Ví dụ dưới đây là phần mô tả thông số kỹ thuật thu phát sóng của 1 máy tính để bàn của hãng DELL trong datasheet của sản phẩm:

*Datasheet mô tả thông số kỹ thuật chức năng thu phát sóng*

Qua các thông số kỹ thuật, bạn có thể xác định được các quy chuẩn và quy định áp dụng như sau:

Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng đối với bản thân máy tính

Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng đối với chức năng thu phát sóng WiFi tích hợp

Yêu cầu thêm đối với chức năng WiFi 6E

QCVN 118:2018/BTTTT

QCVN 132:2022/BTTTT

QCVN 54:2020/BTTTT

QCVN 65:2021/BTTTT

QCVN 112:2017/BTTTT

Hãng sản xuất DELL phải ban hành giấy tuyên bố WiFi 6E chưa sử dụng được ở Việt Nam

>>> Xem thêm: Kiểm tra chất lượng thiết bị thu phát sóng

>>> Xem thêm: Chứng nhận hợp quy thiết bị thu phát sóng

Các tra datasheet để xác định trường hợp được loại trừ

Thông thường các chính sách kiểm tra chuyên ngành sẽ có giới hạn trong một phạm vi áp dụng cụ thể của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật. Điều này càng đặc biệt phổ biến đối với các sản phẩm điện tử, viễn thông, CNTT. Chúng ta dựa trên thông tin Datasheet cung cấp, đối chiếu với phạm vi áp dụng trong các văn bản chính sách kiểm tra chuyên nghành để xác định sản phẩm thuộc diện bắt buộc áp dụng hay được loại trừ.

Ví dụ: Datasheet cung cấp thông tin sản phẩm là tai nghe Bluetooth True Wireless (Công nghệ Bluetooth hoạt động ở tần số 2.4GHz). Nếu bạn chỉ đơn thuần đối chiếu mã HS code của tai nghe với Thông tư 02/2024/TT-BTTTT, bạn sẽ nghĩ rằng sản phẩm thuộc diện phải kiểm tra chất lượng của Bộ TT&TT. Tuy nhiên, sự thật là sản phẩm này được loại trừ, không phải kiểm tra chất lượng do tần số hoạt động 2.4GHz của tai nghe không thuộc phạm vi của mục 2.10 Thông tư 02/2024/TT-BTTTT.

Trích mục 2.10 Phụ lục 1 của Thông tư 02/2024/TT-BTTTT

Stt

Tên sản phẩm, hàng hóa

Quy chuẩn kỹ thuật

Mã số HS theo Thông tư số 31/2022/TT-BTC

Mô tả sản phẩm, hàng hóa

2.10

Thiết bị âm thanh không dây

QCVN 91:2015/BTTTT

QCVN 130:2022/BTTTT ⁽¹⁾

8518.30.10

8518.30.20

Tai nghe không dây có dải tần hoạt động 40,66 - 40,7 MHz; 87 - 108 MHz; 182,025 - 182,975 MHz; 217,025 - 217,975 MHz; 218,025 - 218,475 MHz; 470 - 694 MHz và 1795 - 1800 MHz.

Bạn cũng có thể áp dụng phương pháp nêu trên đối với toàn bộ các thiết bị điện, điện tử thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ KHCN hoặc danh mục hàng hóa phải kiểm tra hiệu suất năng lượng để xác định chính sách kiểm tra chất lượng, hoặc trường hợp được loại trừ kiểm tra chất lượng.

Cách đọc datasheet để xác định sản phẩm mật mã dân sự

Datasheet cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, giúp xác định xem sản phẩm có thuộc diện phải xin giấy phép mật mã dân sự hay không. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng datasheet để xác định chính sách giấy phép mật mã dân sự:

Bước 1: Tìm kiếm thông tin về thuật toán mã hóa trong datasheet

Mục tiêu: Xác định sản phẩm có sử dụng thuật toán mã hóa hay không và nếu có, thuật toán đó là gì.
Cách thực hiện: Tìm kiếm các từ khóa như "encryption", "cryptography", "cipher", "security", "IPsec", "hashing algorithms" (MD5, SHA-1, SHA-256,...) trong datasheet. Hoặc tìm kiếm tên cụ thể của thuật toán được sử dụng (ví dụ: AES, RSA, DES, 3DES v.v.).
Kết quả: Nếu datasheet đề cập đến bất kỳ thuật toán mã hóa nào, sản phẩm có thể thuộc diện quản lý nhà nước về mật mã dân sự.

Bước 2: Kiểm tra chức năng bảo mật, giao thức bảo mật.

Mục tiêu: Hiểu rõ chức năng bảo mật của sản phẩm và cách thức hoạt động, các giao thức bảo mật (protocol).
Cách thực hiện: Đọc kỹ các phần mô tả về tính năng bảo mật, an ninh (security features) của sản phẩm. Tìm hiểu xem sản phẩm có tạo, lưu trữ hoặc quản lý khóa mã hóa hay không. Kiểm tra xem sản phẩm có hỗ trợ các giao thức bảo mật như VPN hay không.
Kết quả: Nếu sản phẩm có chức năng bảo mật sử dụng mã hóa và đáp ứng các tiêu chí trong danh mục sản phẩm mật mã dân sự (như được quy định trong Nghị định 58/2016/NĐ-CP và Nghị định 32/2023/NĐ-CP), thì sản phẩm có thể cần phải xin giấy phép.

Bước 3: Đối chiếu với danh mục sản phẩm mật mã dân sự:

Mục tiêu: Xác định xem sản phẩm có nằm trong danh mục sản phẩm mật mã dân sự hay không.
Cách thực hiện: So sánh thông tin từ datasheet với các danh mục sản phẩm mật mã dân sự được quy định trong Phụ lục 1 của Nghị định 58/2016/NĐ-CP và Nghị định 32/2023/NĐ-CP. Chú ý đến các mô tả chi tiết về loại sản phẩm, chức năng, và thuật toán mã hóa được sử dụng.
Kết quả: Nếu sản phẩm khớp với một trong các mục trong danh mục, thì cần phải tuân thủ chính sách giấy phép mật mã dân sự tương ứng.

*Datasheet của 1 sản phẩm mật mã dân sự*

Cảnh báo quan trọng: Việc sử dụng datasheet để xác định sản phẩm mật mã dân sự đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin, hiểu sâu về mô hình hoạt động và mã hóa của sản phẩm, đối chiếu với các trường hợp được loại trừ theo Nghị định số 58/2016/NĐ-CP. Trong trường hợp bạn không nắm vững các chuyên môn này, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ từ các chuyên gia về mật mã dân sự của ExtendMax.

>>> Xem thêm: Điều kiện và thủ tục cấp giấy phép mật mã dân sự

Dùng datasheet để xác định chính sách kiểm tra hiệu suất năng lượng

Quyết định 14/2023/QĐ-TTg có quy định về tên gọi của các sản phẩm phải đáp ứng yêu cầu về kiểm tra hiệu suất năng lượng tối thiểu. Tuy nhiên, liệu có phải toàn bộ các sản phẩm có tên trong Quyết định 14/2023/QĐ-TTg đều phải áp dụng hiệu suất năng lượng tối thiểu hay không? Bạn có thể tự tìm kiếm câu trả lời với ví dụ về hướng dẫn sử dụng datasheet sau đây của chúng tôi:

Giả sử bạn nhập khẩu máy giặt có công suất giặt thể hiện trên datasheet là 18Kg. Căn cứ theo Quyết định số 14/2023/QĐ-TTg chúng ta có thể tra ra theo tiêu chuẩn về hiệu suất năng lượng áp dụng đối với máy giặt là TCVN 8526:2013. Sau đó, chúng ta tiếp tục tra cứu phạm vi áp dụng của TCVN 8526 như dưới đây để so sánh với thông số của máy giặt trong datasheet. Qua đó bạn có thể xác định được máy giặt có công suất giặt 18kg này không phải kiểm tra hiệu suất năng lượng.

Phạm vi áp dụng của TCVN 8526:

“Tiêu chuẩn này quy định các mức hiệu suất năng lượng và phương pháp xác định hiệu suất năng lượng cho máy giặt gia dụng và các mục đích sử dụng tương tự, có hoặc không có thiết bị gia nhiệt, sử dụng nguồn nước lạnh và/hoặc nóng, có năng suất danh định từ 2 kg đến 15 kg.”

Bạn có thể sử dụng phương pháp này để giải trình với cán bộ hải quan khi thông quan, hoặc giải thích với khách hàng khi có thắc mắc.

>>> Xem thêm: Danh mục thiết bị phải kiểm tra hiệu suất, dán nhãn năng lượng và lộ trình

>>> Xem thêm: Dịch vụ công bố dán nhãn năng lượng của ExtendMax có gì đặc biệt

Kiến thức và kinh nghiệm tuyệt vời là để cho đi. Chúng tôi sẽ rất vui mừng nhận lại sự ủng hộ của bàn bằng cách để lại bình luận, đánh giá ở phần dưới bài viết và chia sẻ bài viết tới những người bạn hoặc những người làm việc cùng ngành nhập khẩu, logistics. Hãy theo dõi ExtendMax qua FB fanpage hoặc LinkedIn để luôn nhận được các thông tin mới nhất.

↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓