EXTENDMAX – Thủ tục kiểm tra chuyên ngành đối với thiết bị thu phát sóng vô tuyến, thiết bị công nghệ thông tin luôn là một trong những thủ tục phức tạp nhất và tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phục vụ cho quá trình kiểm tra chất lượng. Trong một số trường hợp, các tài liệu này cần phải được cung cấp từ phía hãng sản xuất gây mất nhiều thời gian và có thể phát sinh chi phí. Do vậy, bước chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ cần thiết để nhập khẩu làm một bước rất quan trọng để có thể xác định phương thức chứng nhận hợp quy, tổng chi phí hợp quy, và dự trù thời gian cần thiết để chứng nhận hợp quy. Vậy các loại giấy tờ, chứng từ xuất nhập khẩu cần chuẩn bị trước khi nhập khẩu thiết bị thu phát sóng, công nghệ thông tin bao gồm những loại nào? Nếu không có đủ các giấy tờ này thì có thể dẫn tới những rắc rối ra sao? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của chúng tôi.
Quá trình nhập khẩu sản phẩm thu phát sóng thông thường được chia thành 3 giai đoạn bao gồm khâu chuẩn bị trước khi nhập khẩu, các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục thông quan, và các giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục kiểm tra chất lượng với Cục Viễn thông. Trong đó, khâu chuẩn bị trước khi nhập khẩu là khâu quan trọng nhất, có tính chất quyết định về quy trình và phương thức chứng nhận hợp quy, cũng như chi phí cho thủ tục chứng nhận hợp quy.
Giấy tờ cần chuẩn bị trước khi nhập khẩu
Bản thông số kỹ thuật của sản phẩm:
Bản thông số kỹ thuật chi tiết của sản phẩm là tài liệu có mô tả các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm bao gồm các thông số kỹ thuật của tính năng thu phát sóng. Thông thường các tài liệu này được gọi là "data sheet", "specifications sheet" trong Tiếng Anh và có thể được tải về từ trang website của hãng sản xuất. Trong một số trường hợp, đặc tính kỹ thuật của sản phẩm có thể được mô tả trong tài liệu hướng dẫn sử dụng (user manual) của thiết bị.
Bản thông số kỹ thuật của sản phẩm là tài liệu quan trọng, sử dụng để xác định các quy chuẩn kỹ thuật áp dụng đối với sản phẩm. Qua đó ta có thể xác định được chi phí thử nghiệm cũng như chi phí chứng nhận hợp quy
Giấy chứng nhận ISO 9001 của nhà máy sản xuất.
Đây là tài liệu không bắt buộc nhưng lại là một trong số những tài liệu quan trọng nhất, quyết định phương án nhập khẩu và kinh doanh sản phẩm. Chỉ có các sản phẩm được sản xuất bởi các nhà máy có giấy chứng nhận cho hệ thống quản lý theo ISO 9001 (hoặc giấy chứng nhận tương đương) mới được áp dụng phương thức chứng nhận 1 để có giấy chứng nhận hợp quy có hiệu lực 03 năm. Điều này có nghĩa là nếu bạn không có giấy chứng nhận ISO 9001, bạn sẽ phải thực hiện chứng nhận hợp quy theo lô hàng, giấy chứng nhận hợp quy chỉ có hiệu lực cho 1 lô hàng. Nếu bạn sẽ tiếp tục nhập khẩu sản phẩm này trong tương lại, bạn sẽ lại phải thực hiện thủ tục thử nghiệm và chứng nhận hợp quy một lần nữa cho lô hàng sau.
Giấy tuyên bố về nhà máy gia công (ODM hoặc OEM)
Trong nhiều trường hợp, nhà máy sản xuất và hãng sản xuất là các tổ chức khác nhau. Ví dụ như trường hợp các điện thoại của hãng Apple được sản xuất tại nhà máy Foxconn hoặc Luxshare ICT, khi này bạn sẽ cần hãng sản xuất lập một thư tuyên bố về nhà máy gia công do hãng Apple ban hành. Tài liệu này không được mô tả như là một yêu cầu bắt buộc trong các Thông tư của Bộ TT&TT, nhưng được Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông yêu cầu khi làm thủ tục chứng nhận hợp quy (trong trường hợp tên hãng sản xuất và tên nhà máy sản xuất là khác nhau).
Giấy tuyên bố về nhà máy gia công (ODM hoặc OEM) phải do hãng sản xuất ban hành, do đó đây là một tài liệu cần nhiều thời gian để chuẩn bị. Trong nhiều trường hợp, khi công ty nhập khẩu không trực tiếp mua hàng từ hãng sản xuất, công ty nhập khẩu có thể gặp khó khăn và không có được giấy tuyên bố về nhà máy ODM / OEM.
Các hướng dẫn về vận hành và thử nghiệm sản phẩm
Đối với một số sản phẩm đặc biệt, việc thử nghiệm cần thực hiện theo quy trình hoặc khâu cài đặt sản phẩm để vận hành và thử nghiệm rất phức tạp. Khi đó, bạn sẽ cần tài liệu hướng dẫn sử dụng, hoặc tài liệu hướng dẫn thử nghiệm từ phía hãng sản xuất cung cấp.
Chứng từ để ký kiểm tra chất lượng
Để đăng ký kiểm tra chất lượng, các tài liệu cần thiết chủ yếu bao gồm các chứng từ lô hàng:
- Hợp đồng mua hàng (Commercial Contract hoặc PO)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice hoặc Shipping Invoice)
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Way Bill)
Một số tài liệu cần thiết khác bao gồm
- Bản thông số kỹ thuật của sản phẩm (data sheet)
- Mẫu giấy đăng ký kiểm tra chất lượng theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP
Giấy tờ để chứng nhận hợp quy
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng, hàng hóa sẽ được thông quan. Để hoàn thành các thủ tục tiếp theo, doanh nghiệp nhập khẩu cần làm thủ tục thử nghiệm và chứng nhận hợp quy cho sản phẩm. Các loại tài liệu cần thiết để chứng nhận hợp quy là những tài liệu đã được chuẩn bị trong quá trình trước khi nhập khẩu, bao gồm:
- Data sheet hoặc specifications của sản phẩm
- Giấy chứng nhận ISO 9001 của nhà máy sản xuất
- Thư tuyên bố về nhà máy gia công (ODM/OEM) trong trường hợp hãng sản xuất và nhà máy là khác nhau
- Kết quả thử nghiệm, hoặc kết quả đo kiểm sản phẩm
- Mẫu giấy đề nghị chứng nhận hợp quy theo form của Cục Viễn thông
- Một số tài liệu bổ sung, hoặc giấy ủy quyền cho vài trường hợp đặc thù
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (cho lần đầu nộp hồ sơ)
Tài liệu để công bố hợp quy
Sau khi hoàn thành thủ tục chứng nhận hợp quy, công ty nhập khẩu làm thủ tục công bố hợp quy bằng cách nộp giấy chứng nhận hợp quy và bản tự đánh giá sự phù hợp cho lô hàng nhập khẩu lên Cục Viễn thông. Các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm
- Mẫu dấu hợp quy ICT của công ty nhập khẩu (cho lần đầu nộp hồ sơ hoặc khi có thay đổi)
- Datasheet hoặc bản thông số kỹ thuật hoặc specification sheet
- Bản sao giấy chứng nhận hợp quy của sản phẩm (đối với trường hợp sản phẩm thuộc diện phải chứng nhận hợp quy)
- Bản tự đánh giá sự phù hợp của hãng sản xuất hoặc công ty nhập khẩu
- Giấy ủy quyền sử dụng bản tự đánh giá sự phù hợp và giấy chứng nhận hợp quy trong trường hợp công ty nhập khẩu là nhà phân phối được hãng sản xuất ủy quyền cho phép sử dụng các kết quả chứng nhận hợp quy, kết quả tự đánh giá của hãng
Một số tài liệu khác trong trường hợp đặc biệt
Hiện tại có một số loại sản phẩm mà phòng thử nghiệm trong nước chưa thử nghiệm được, hoặc chỉ thử nghiệm được một phần của quy chuẩn áp dụng. Các loại sản phẩm này được liệt kê với quy chuẩn áp dụng tại văn bản hướng dẫn thực hiện Thông tư quy định hàng hóa nhóm 2 mà Bộ TT&TT ban hành theo từng thời kỳ. Đối với Thông tư 02/2022/TT-BTTTT, các quy chuẩn phòng thử nghiệm trong nước chưa thử nghiệm được (hoặc chỉ thử nghiệm được một phần) được liệt kê trong văn bản số 2361/BTTTT-KHCN. Điều này đồng nghĩa với việc các công ty nhập khẩu cần phải chuẩn bị thêm các tài liệu cho các sản phẩm đó, bao gồm:
- Tiêu chuẩn ETSI tương đương với quy chuẩn của Bộ TT&TT được áp dụng
- Giấy chứng nhận ISO/IEC 17025 của phòng thử nghiệm ban hành kết quả thử nghiệm (nước ngoài)
- Giấy chứng nhận GCF của phòng thử nghiệm điện thoại 5G NR (đối với trường hợp sản phẩm là điện thoại 5G)
- Một số loại giấy tờ đặc biệt khác mà Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông yêu cầu, áp dụng đối với một số trường hợp đặc thù
Trên đây là toàn bộ các loại giấy tờ mà doanh nghiệp nhập khẩu cần chuẩn bị để có thể làm thủ tục kiểm tra chất lượng nhà nước đối với hàng nhập khẩu là thiết bị thu phát sóng, công nghệ thông tin cũng như để làm các thủ tục chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách thuận lợi trong ngân sách được dự trù, không bị phát sinh chi phí cũng như không bị chậm trễ kế hoạch bán hàng.
Trong trường hợp doanh nghiệp không thể hoàn thành toàn bộ các thủ tục nêu trên do thiếu giấy tờ, Cục Viễn Thông sẽ yêu cầu giải trình hoặc ngừng xác nhận trên bản đăng ký kiểm tra chất lượng cho lô hàng tiếp theo của doanh nghiệp đó
Thông tin liên hệ để được tư vấn
CÔNG TY TNHH EXTENDMAX VIỆT NAM
Hotline: 0915 836 555 | Hanoi: 024 6666 3066
Email: consultant@extendmax.vn | phuong.tran@extendmax.vn
Hotline chuyên gia tư vấn giấy phép Mật mã dân sự: 0915 836 555
Trụ sở chính: Biệt thự ExtendMax, C01-L18 An Vượng, KĐT Dương Nội, P. Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội
Phòng thử nghiệm: Biệt thự BT02-21 KĐT An Hưng, Tố Hữu, P. La Khê, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội, Việt Nam
Hãy để lại bình luận và chia sẻ bài viết nếu bạn thấy nó hữu ích trong công việc.
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
