Chi phí chứng nhận hợp quy thiết bị viễn thông, Công nghệ thông tin

Theo quy định của pháp luật hiện hành, rất nhiều thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin thuộc danh mục bắt buộc phải chứng nhận hợp quy để sản xuất, nhập khẩu và lưu hành ra thị trường. Do vậy, các doanh nghiệp nhập khẩu và sản xuất thiết bị viễn thông, CNTT cần nắm vững về các chi phí chứng nhận hợp quy và các chi phí khác có liên quan như phí thử nghiệm, phí vận chuyển... Dưới đây là chi tiết các khoản chi phí làm giấy chứng nhận hợp quy mà doanh nghiệp cần dự trù.

Chi phí thử nghiệm thiết bị

Phí thử nghiệm là một trong những khoản chi phí chính, bao gồm việc kiểm tra sự phù hợp của thiết bị với các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) do Bộ TT&TT ban hành. Các quy chuẩn bắt buộc áp dụng đối với thiết bị thu phát sóng, CNTT được phân loại thành 4 nhóm như sau:

• Quy chuẩn về tính năng phát xạ (đối với các thiết bị vô tuyến)
• Quy chuẩn về tương thích điện từ trường (EMC)
• Quy chuẩn về tính an toàn cho laptop, tablet, desktop PC.
• Các quy chuẩn bổ sung khác tùy thuộc vào loại thiết bị.

Chi phí thử nghiệm có thể thay đổi tùy thuộc vào loại thiết bị và các quy chuẩn chuẩn áp dụng và bảng giá dịch vụ của các phòng thử nghiệm khác nhau. Dưới đây là các mức phí thử nghiệm cho các sản phẩm thường gặp

• Phí thử nghiệm cho máy tính để bàn (không WiFi): ~ 30.000.000 VNĐ
• Phí thử nghiệm cho bộ phát WiFi: 22.000.000 ~ 25.000.000 VNĐ
• Phí thử nghiệm máy tính xách tay: 75.000.000 ~ 85.000.000 VNĐ
• Phí thử nghiệm máy tính bảng: 75.000.000 ~ 130.000.000 VNĐ
• Phí thử nghiệm điện thoại di động: 100.000.000 ~ 1.500.000.000 VNĐ

>>> Xem thêm: Danh mục sản phẩm CNTT bắt buộc phải CNHQ và QCVN tương ứng

Chi phí chứng nhận hợp quy

Sau khi thử nghiệm thành công, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ xin cấp chứng nhận hợp quy từ các tổ chức chứng nhận hợp quy. Hiện nay Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông là tổ chức chứng nhận hợp quy đầu tiên và duy nhất được Bộ TT&TT chỉ định chứng nhận hợp quy cho sản phẩm CNTT, thiết bị vô tuyến. Mức phí chứng nhận hợp quy theo Quyết định số 09/QĐ-TTĐLCL ngày 30/09/2020 của Giám đốc Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông bao gồm các hạng mục như sau:

Phí tiếp nhận hồ sơ chứng nhận hợp quy: 400.000 VNĐ / model

Phí tiếp nhận hồ sơ là phí quản lý hành chính cho việc tiếp nhận hồ sơ chứng nhận hợp quy, kiểm tra tình trạng sơ bộ các đầu mục hồ sơ là thiếu hay đủ. Hiện nay Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông đang thu phí tiếp nhận hồ sơ là  đối với mỗi model sản phẩm.

Phí xem xét phương thức chứng nhận: 600.000 VNĐ / bộ tài liệu

Đây là chi phí tiền công xem xét bộ tài liệu liên quan đến phương thức chứng nhận hợp quy, đánh giá sự phù hợp của tài liệu về phương thức chứng nhận hợp quy đối với sản phẩm cần chứng nhận.

• Đối với Chứng nhận hợp quy theo phương thức 1 (chứng nhận hiệu lực 3 năm): Xem xét sự phù hợp của giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của dây chuyền sản xuất (thông thường là giấy chứng nhận ISO 9001) về phạm vi được chứng nhận, thời hạn hiệu lực, tên nhà máy sản xuất...

• Đối với Chứng nhận hợp quy theo phương thức 5 (đánh giá quá trình sản xuất): Chúng tôi chưa rõ đối với Phương thức 5 thì Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông đánh giá tài liệu gì trong hạng mục này do việc đánh giá quá trình sản xuất và các quy trình quản lý chất lượng đã được thu phí riêng ở 1 mục khác trong biểu phí.

• Đối với Chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 (chứng nhận theo lô) : Xem xét sự phù hợp của bộ chứng từ nhập khẩu lô hàng bao gồm PO, Invoice, PL, AWB, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu.

Phí xem xét đặc tính kỹ thuật: 1.200.000 VNĐ / model

Phí xem xét đặc tính kỹ thuật của sản phẩm là chi phí tiền công xem xét bộ tài liệu đặc tính kỹ thuật (datasheet hoặc catalogue hoặc technical specifications), đánh giá sự phù hợp của tài liệu kỹ thuật so sánh với kết quả thử nghiệm, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các quy định về tần số hoặc quy định khác có liên quan.

Phí đánh giá sự phù hợp so với QCVN: 1.200.000 ~ 8.700.000 VNĐ / model

Đây là phí xem xét đánh giá kết quả thử nghiệm so sánh với quy chuẩn kỹ thuật QCVN tương ứng. Trung tâm Đo lượng Chất lượng Viễn thông thu mức phí 1.200.000 VNĐ  cho việc xem xét quy chuẩn kỹ thuật đầu tiên, 750.000 VNĐ cho mỗi quy chuẩn kỹ thuật tiếp theo áp dụng đối với cùng một sản phẩm.

Phí cấp Giấy chứng nhận hợp quy: 400.000 VNĐ / model

Đây là chi phí quản lý hành chính, chi phí in phôi giấy chứng nhận hợp quy, ký đóng dấu giấy chứng nhận hợp quy để phát hành cho doanh nghiệp.... Mỗi sản phẩm sẽ được cấp 1 giấy chứng nhận hợp quy riêng, có thể bao gồm hoặc không bao gồm phụ lục giấy chứng nhận.

Phí đánh giá nhà máy (phương thức 5): 4.500.000 ~ 30.000.000 VNĐ

Phí đánh giá nhà máy hay còn gọi là phí đánh giá quá trình sản xuất là chi phí nhân sự để đánh giá quy trình sản xuất, quá trình sản xuất của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sản phẩm được sản xuất ra được quản lý tốt và có chất lượng đồng đều. Cách đánh giá quá trình sản xuất tương tự như đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 9001, tuy nhiên doanh nghiệp không được cấp giấy chứng nhận về quy trình sản xuất do Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông không phải là tổ chức được thừa nhận cho việc đánh giá ISO.

Chi phí đánh giá nhà máy sẽ phụ thuộc vào quy mô về nhân sự của nhà máy, càng nhiều nhân sự thì chi phí càng cao. Phí đánh giá nhà máy đạt mức 30.000.000 VNĐ đối với nhà máy có quy mô đạt 425 nhân sự hiệu dụng. Đối với nhà máy có trên 425 nhân sự, doanh nghiệp thỏa thuận đàm phán mức phí này với Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông.

Để có được chi phí tối ưu, doanh nghiệp không nên áp dụng Phương thức chứng nhận 5. Thay vào đó, doanh nghiệp nên xin cấp giấy Chứng nhận ISO 9001 từ một tổ chức chứng nhận ISO trước đó, rồi sử dụng giấy ISO 9001 này để áp dụng chứng nhận hợp quy theo phương thức 1.

Chi phí nêu trên chưa bao gồm phí ăn ở, đi lại của chuyên gia đánh giá.

Phí đánh giá lô hàng (phương thức 7): 0 ~ 6.000.000 VNĐ / lô hàng

Đây là hạng mục chi phí chỉ áp dụng dối với chứng nhận hợp quy theo lô (còn gọi là chứng nhận hợp quy phương thức 7). Hạng mục chi phí này là chi phí nhân công để đánh giá sự đồng đều của các sản phẩm trong lô hàng, kiểm tra nhãn mác của lô hàng và ghi nhận số seiries number của từng sản phẩm.

Chi phí đánh giá lô hàng phụ thuộc vào số lượng của sản phẩm trong lô hàng. Đối với lô hàng đơn chiếc, không cần phải đánh giá sự đồng đều nên Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông không thu phí. Mức phí sẽ tăng thêm theo số lượng sản phẩm trong lô hàng tới mức 6.000.000 VNĐ đối với lô hàng có 500.000 sản phẩm. Đối với lô hàng nhiều hơn 500.000 sản phẩm, doanh nghiệp thỏa thuận đàm phán mức phí này với Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông.

Việc đánh giá lô hàng có thể được thực hiện tại kho của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp mang toàn bộ lô hàng (kích thước nhỏ) lên văn phòng của Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông để được đánh giá tại đó.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn CNHQ phương thức 7 (Chứng nhận theo lô)

Phí lấy mẫu sản phẩm (phương thức 7): 750.000 VNĐ / model

Lấy mẫu sản phẩm là hoạt động mà chuyên viên chọn một sản phẩm mẫu ngẫu nhiên trong lô hàng đã được đánh giá về tính đồng đều. Sau khi chọn mẫu, chuyên viên sẽ niêm phong, ghi rõ ký mã hiệu và số định danh của sản phẩm (Series Number) lên niêm phong và ký tên. Việc lấy mẫu có thể được thực hiện tại kho của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp mang toàn bộ lô hàng (nếu có thể) lên văn phòng của Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông để lấy mẫu.Sau khi lấy mẫu, sản phẩm mẫu sẽ được bàn giao cho doanh nghiệp để thực hiện thủ tục thử nghiệm tiếp theo. Các sản phẩm còn lại của lô hàng có thể  được lưu kho chờ tới khi hoàn tất thủ tục.

Các lưu ý về chi phí chứng nhận hợp quy:

• Các chi phí chứng nhận nêu trên chưa bao gồm thuế GTGT. Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông sẽ có Thông báo phí và xuất hóa đơn GTGT khi hoàn thành đánh giá bộ hồ sơ. Doanh nghiệp thanh toán chi phí trước khi nhận giấy chứng nhận hợp quy bản gốc.
• Hiện tại TTĐL là đơn vi duy nhất được Bộ TT&TT chỉ định chứng nhận hợp quy cho thiết bị ICT. Trong tương lai, khi có đơn vị khác được Bộ TT&TT chỉ định, chúng tôi sẽ thêm phần so sánh về mức phí CNHQ của các tổ chức chứng nhận khác nhau.

>>> Bạn cần biết: Hướng dẫn toàn diện về CNHQ và các phương thức chứng nhận

Phí vận chuyển mẫu thiết bị

Chi phí vận chuyển mẫu thiết bị, đặc biệt là đối với những thiết bị có kích thước lớn hoặc giá trị cao, cũng cần được tính vào tổng chi phí. Trong một số trường hợp đặc biệt đã từng xảy ra trong giai đoạn 2020 & 2023, khi sản phẩm cần phải được gửi đi đo kiểm ở phòng lab nước ngoài do (trong nước chưa đáp ứng yêu cầu đo kiểm của một số quy chuẩn kỹ thuật đặc thù) thì chi phí vận chuyển mẫu thử là một khoản đáng kể cần phải được dự toán.

Phí gia hạn hoặc duy trì chứng nhận

Giấy chứng nhận hợp quy của thường có thời hạn hiệu lực nhất định, và doanh nghiệp cần phải gia hạn, cấp mới hoặc thực hiện các bước kiểm tra định kỳ để duy trì chứng nhận. Phí gia hạn chứng nhận có thể bao gồm các khoản như:

Giấy CNHQ cấp theo phương thức 1: Hiện tại chưa có quy định về gia hạn, doanh nghiệp nộp hồ sơ cấp mới giấy chứng nhận như cấp lần đầu.

Giấy CNHQ cấp theo phương thức 5: Thực hiện đánh giá quá trình sản xuất hàng năm để duy trì hiệu lực giấy chứng nhận.

Giấy CNHQ cấp theo phương thức 7: Chỉ có hiệu lực cho lô hàng cụ thể, không áp dụng gia hạn giấy chứng nhận.

Chi phí dự phòng và chi phí khác

Ngoài các khoản chi phí chính trên, doanh nghiệp cũng nên dự trù một khoản cho những chi phí phát sinh như thay đổi quy định về quy chuẩn kỹ thuật, chi phí điều chỉnh thiết bị để phù hợp với quy chuẩn mới, hoặc phí xử lý khi có thiếu sót trong hồ sơ.

Sau khi hoàn thành thủ tục chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp cần làm thêm thủ tục công bố hợp quy. Hiện tại lệ phí Công bố hợp quy được ấn định trong Thông tư số 183/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể như sau:

Lệ phí Công bố hợp quy đối với sản phẩm sản xuất trong nước: 150.000 VNĐ / sản phẩm

Lệ phí Công bố hợp quy đối với sản phẩm nhập khẩu: Không thu phí

>>> Xem thêm: Hướng dẫn toàn diện về Công bố hợp quy

Phí dịch vụ tư vấn chứng nhận hợp quy

Đối với những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc các hãng sản xuất lớn cần đảm bảo quá trình thử nghiệm và chứng nhận hợp quy suôn sẻ, việc thuê các đơn vị tư vấn để hỗ trợ quy trình chứng nhận hợp quy là điều cần thiết. Công ty dịch vụ chuyên nghiệp sẽ tư vấn giúp doanh nghiệp:

• Xác định các quy chuẩn và quy định áp dụng một cách chính xác.
• Tính toán chi phí chứng nhận đầy đủ để lên dự toán ngân sách.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng theo quy định, rút ngắn thời gian.
• Liên hệ với các cơ quan chứng nhận và hỗ trợ làm rõ các yêu cầu.
• Theo dõi quá trình thử nghiệm và chứng nhận hợp quy, đảm bảo tiến độ.

Phí tư vấn có thể dao động tùy thuộc vào độ phức tạp của thiết bị và mức độ hỗ trợ mà doanh nghiệp cần. Tuy nhiên, việc thuê tư vấn thường giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quá trình chứng nhận diễn ra thuận lợi. Trong nhiều trường hợp, Công ty tư vấn chứng nhận hợp quy chuyên nghiệp như ExtendMax sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng phương thức chứng nhận phù hợp nhất, thử nghiệm đúng các quy chuẩn cần thiết, qua đó tiết kiệm chi phí đáng kể.

>>> Xem thêm: Các tiêu chí lựa chọn công ty dịch vụ tư vấn chứng nhận hợp quy uy tín