EXTENDMAX – Công bố hợp quy là một quy trình quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần biết để sản xuất, nhập khẩu sản phẩm thuận lợi, tuân thủ đúng các quy định pháp luật và bán ra thị trường một cách thuận lợi. Mặc dù có nhiều doanh nghiệp thường xuyên thực hiện thủ tục công bố Công bố hợp quy, nhưng không phải tất cả đều hiểu sâu về các chi tiết, định nghĩa, nguồn gốc để có thể áp dụng đối với các sản phẩm khác nhau do các cơ quan chuyên ngành nhà nước khác nhau quản lý. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện công bố hợp quy cùng với những hồ sơ cần thiết, giúp bạn hoàn tất quy trình này một cách hiệu quả và đúng theo quy định tổng quát và có thể áp dụng cho nhiều loại sản phẩm, hàng hóa khác nhau. Hãy cùng khám phá các thông tin quan trọng để hợp quy sản phẩm hàng hóa của bạn và tăng cường uy tín thương hiệu.
Bài viết do chuyên gia đầu ngành về Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa - Trần Thanh Phương thực hiện
Công bố hợp quy là gì theo góc nhìn pháp luật
Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21/11/2007 định nghĩa: “Công bố hợp quy là việc người sản xuất thông báo sản phẩm của mình phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật.”
Tuy nhiên Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa số 05/2007/QH12 đã được ban hành rất lâu trước đây, một số định nghĩa đã không còn phù hợp với phương thức công bố hợp quy hiện tại áp dụng cho cả người nhập khẩu và người sản xuất. Do vậy, chúng ta cùng tìm hiểu thêm định nghĩa về Công bố hợp quy tại các văn bản mới hơn trong khi chờ Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa sửa đổi 2025.
Thông tư số 30/2011/TT-BTTTT của Bộ TT&TT (phiên bản hợp nhất 02/2020/VBHN-BTTTT) định nghĩa: “Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân công bố với cơ quan quản lý nhà nước và người tiêu dùng về sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng sau khi thực hiện quá trình đánh giá sự phù hợp.”
Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi, định nghĩa nêu trên cũng chưa hoàn toàn phù hợp do biện pháp thực hiện việc công bố hợp quy đối với sản phẩm nhập khẩu có nhiều khác biệt đối với sản phẩm sản xuất trong nước. Đối với hàng hóa nhập khẩu, tổ chức cá nhân vẫn phải thực hiện thủ tục công bố hợp quy ngay cả khi họ nhập để tự sử dụng, khi này người nhập khẩu cũng đồng thời là người tiêu dùng. Do vậy ExtendMax định nghĩa lại về Công bố hợp quy như sau:
Khi cần trao đổi với khách hàng nước ngoài, bạn có thể gọi Công bố hợp quy trong tiếng Anh là Declaration of Conformity, hoặc Annoucement of Conformity, hoặc Conformity Declaration.
ExtendMax là công ty uy tín hàng đầu với hơn 10 năm kinh nghiệm về tư vấn công bố hợp quy ở Việt Nam
Vì sao phải làm thủ tục Công bố hợp quy
Công bố hợp quy là hoạt động mà người sản xuất, người nhập khẩu bắt buộc phải thực hiện theo quy định của các cơ quan quản lý nhà nước nhằm đảm bảo chất lượng và tính an toàn của sản phẩm hàng hóa, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Công bố hợp quy cũng đồng thời là một hàng rào kỹ thuật để phục vụ mục đích quản lý nhà nước, đảm bảo sản phẩm, dịch vụ phù hợp với tầm nhìn lâu dài cấp quốc gia, bảo hộ các nhà sản xuất trong nước và tạo một thị trường công bằng cho cả người tiêu dùng và thương nhân kinh doanh.
Công bố hợp quy còn là một biện pháp để khẳng định chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nâng cao uy tín của doanh nghiệp sản xuất và thương nhân nhập khẩu.
>>> Xem thêm: Công bố hợp chuẩn là gì. Phân biệt công bố hợp chuẩn và hợp quy
Đối tượng phải thực hiện Công bố hợp quy
Đối tượng phải được công bố hợp quy: Các sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn (hàng hóa nhóm 2) thuộc danh mục quản lý của các Bộ chủ quản ban hành dưới dạng văn bản pháp quy, hoặc các dịch vụ thuộc phạm vi áp dụng của Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia
Đối tượng phải thực hiện công bố hợp quy: Các tổ chức cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm hàng hóa nhóm 2, các nhà cung cấp dịch vụ dịch vụ thuộc phạm vi áp dụng của Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.
Danh mục sản phẩm phải Công bố hợp quy
Danh mục sản phẩm hàng hóa phải công bố hợp quy chính là danh mục sản phẩm hàng hóa có khả năng gây mất an toàn (còn được gọi là danh mục hàng hóa nhóm 2) được các Bộ chủ quản ban hành bằng văn bản kèm theo mã HS code và mô tả sản phẩm hàng hóa. Nguyên tắc áp dụng chung đối với danh mục hàng hóa nhóm 2 là sản phẩm chỉ thuộc diện phải công bố hợp quy khi trùng khớp cả về mô tả và mã HS code được quy định trong danh mục. Dưới đây là các danh mục sản phẩm hàng hóa nhóm 2 của Việt Nam:
| Stt | Tên danh mục | Văn bản ban hành | Ghi chú |
| 1 | Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Khoa học và Công nghệ | ||
| 2 | Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Thông tin và Truyền thông | Thông tư số 02/2024/TT-BTTTT | Miễn áp dụng công bố hợp quy đối với một số loại sản phẩm nhập khẩu để tự sử dụng |
| 3 | Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Công thương | Quyết định số 1182/QĐ-BCT | |
| 4 | Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Giao thông Vận tải | Thông tư số 12/2022/TT-BGTVT | |
| 5 | Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội | Thông tư số 01/2021/TT-BLĐTBXH | |
| 6 | Danh mục sản phẩm mật mã dân sự của Bộ Quốc phòng | Nghị định số 32/2023/NĐ-CP | Hiện tại chỉ phải xin giấy phép, sẽ áp dụng chứng nhận hợp quy trong tương lai |
| 7 | Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Công An | Thông tư số 08/2019/TT-BCA | |
| 8 | Danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn | Thông tư số 16/2021/TT-BNNPTNT |
Giấy Thông báo tiếp nhận bản Công bố hợp quy cho sản phẩm CNTT
Các biện pháp Công bố hợp quy
Nghị định số 74/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết các biện pháp Công bố hợp quy như sau:
“Việc công bố hợp quy được quy định chi tiết tại các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng theo một trong các biện pháp sau:
a) Kết quả tự đánh giá sự phù hợp của tổ chức, cá nhân;
b) Kết quả chứng nhận, giám định của tổ chức chứng nhận, tổ chức giám định đã đăng ký hoặc được thừa nhận theo quy định của pháp luật;
c) Kết quả chứng nhận, giám định của tổ chức chứng nhận, tổ chức giám định được chỉ định theo quy định của pháp luật.”
Tuy nhiên bạn cần lưu ý là hệ thống văn bản chưa thực sự đồng bộ, chỉ có một số ít Quy chuẩn kỹ thuật có quy định chi tiết biện pháp công bố hợp quy ngay trong nội dung của quy chuẩn. Do vậy, chúng ta cần tra cứu thêm về biện pháp công bố hợp quy tại các Thông tư hướng dẫn về biện pháp công bố hợp quy của các Bộ quản lý chuyên ngành.
Quy trình thực hiện Công bố hợp quy
Quy trình cho hàng hóa sản xuất trong nước
Bước 1. Xác định tiêu chuẩn hợp quy áp dụng
Xác định các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho sản phẩm, dịch vụ theo quy định chi tiết tại danh mục hàng hóa nhóm 2.
Bước 2. Thử nghiệm sản phẩm
Sản phẩm cần được thử nghiệm tại các phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận hoặc được thừa nhận bởi cơ quan có thẩm quyền. Kết quả thử nghiệm sẽ xác định xem sản phẩm có phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật hay không.
Bước 3. Đánh giá sự phù hợp
Theo Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: Đánh giá sự phù hợp là việc xác định đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý quy định trong tiêu chuẩn tương ứng và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Tùy theo sản phẩm cụ thể quy định tương ứng của cơ quan chuyên ngành, doanh nghiệp có thể tự đánh giá sự phù hợp cho sản phẩm, dịch vụ (tự công bố hợp quy), hoặc bắt buộc phải thực hiện đánh giá sự phù hợp (chứng nhận hợp quy) bởi tổ chức chứng nhận hợp quy được chỉ định hoặc công nhận bởi cơ quan quản lý nhà nước.
Mẫu kết quả đánh giá sự phù hợp là Giấy chứng nhận hợp quy
>>> Xem thêm: Tổng quan về Chứng nhận hợp quy và các phương thức chứng nhận
Bước 4. Nộp hồ sơ công bố hợp quy
Hồ sơ công bố hợp quy thông thường bao gồm:
- Bản công bố hợp quy (theo mẫu quy định).
- Giấy chứng nhận hợp quy (nếu có).
- Bản tự đánh giá sự phù hợp (nếu có)
- Kết quả thử nghiệm sản phẩm.
- Các tài liệu liên quan khác (VD bản thông số kỹ thuật mô tả sản phẩm vv.).
Sau khi chuẩn bị bộ hồ sơ Công bố hợp quy, tổ chức cá nhân sản xuất nộp bộ hồ sơ công bố hợp quy tới cơ quan quản lý chuyên ngành của nhà nước có thẩm quyền thông qua hệ thống trực tuyến hoặc nộp trực tiếp. Các Cơ quan quản lý nhà nước về Công bố hợp quy bao gồm Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (đối với sản phẩm gia dụng), Cục Viễn thông (đối với hàng hóa CNTT), Sở Công Thương vv...
Bước 5. Nhận Giấy Thông báo tiếp nhận bản Công bố hợp quy
Cơ quan quản lý chuyên ngành sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, sau đó ban hành văn bản xác nhận đã tiếp nhận bản công bố hợp quy nếu bộ hồ sơ hợp lệ. Thời gian xử lý và ban hành giấy Thông báo tiếp nhận bản Công bố hợp quy thường từ 5 ~ 10 ngày làm việc.
Bước 6. Dán tem hợp quy và bán sản phẩm ra thị trường
Sau khi được tiếp nhận bản Công bố hợp quy, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc công bố sản phẩm hợp quy bằng cách dán tem hợp quy lên sản phẩm và có thể công khai thông tin trên bao bì đóng gói hoặc các phương tiện truyền thông theo yêu cầu hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan quản lý.
>>> Xem thêm: Quy định về mẫu dấu hợp quy CR trong Thông tư 28/2012/TT-BKHCN
Quy trình áp dụng đối với hàng hóa nhập khẩu
Bước 1. Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước
Người nhập khẩu xác định các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho sản phẩm, dịch vụ theo quy định chi tiết tại danh mục hàng hóa nhóm 2. Sau đó làm thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước cho lô hàng nhập khẩu.
>>> Xem thêm: Chuyên sâu về kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu
>>> Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước cho hàng hóa CNTT
Bước 2. Thông quan lô hàng nhập khẩu
Người nhập khẩu truyền tờ khai kèm theo số đăng ký kiểm tra chất lượng để làm thủ tục thông quan.
Đối với các cơ quan quản lý chuyên ngành đã có liên thông với Cổng thông tin một cửa và hệ thống dữ liệu của Hải quan, doanh nghiệp không cần phải nộp giấy đăng ký kiểm tra chất lượng.
Đối với các cơ quan quản lý chuyên ngành chưa có liên thông với Cổng thông tin một cửa và hệ thống dữ liệu của Hải quan (VD Cục Viễn thông), doanh nghiệp vẫn phải nộp giấy đăng ký kiểm tra chất lượng bản cứng (đã có xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành) cho Cơ quan Hải quan để thông quan.
Bước 3. Thử nghiệm sản phẩm
Sản phẩm cần được thử nghiệm tại các phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận hoặc được thừa nhận bởi cơ quan có thẩm quyền. Kết quả thử nghiệm sẽ xác định xem sản phẩm có phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật hay không.
Bước 4. Đánh giá sự phù hợp
Tùy theo sản phẩm cụ thể quy định tương ứng của cơ quan chuyên ngành, doanh nghiệp có thể tự đánh giá sự phù hợp cho sản phẩm, dịch vụ (tự công bố hợp quy), hoặc bắt buộc phải thực hiện đánh giá sự phù hợp (chứng nhận hợp quy) bởi tổ chức chứng nhận hợp quy được chỉ định hoặc công nhận bởi cơ quan quản lý nhà nước.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chứng nhận hợp quy cho hàng hóa CNTT
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chứng nhận hợp quy cho thiết bị điện gia dụng
Bước 5. Nộp hồ sơ công bố hợp quy
Hồ sơ công bố hợp quy thông thường bao gồm:
- Bản tự đánh giá sự phù hợp (theo mẫu quy định).
- Kết quả thử nghiệm sản phẩm.
- Giấy chứng nhận hợp quy (nếu có).
- Các tài liệu liên quan khác (VD bản thông số kỹ thuật mô tả sản phẩm vv.)..
Sau khi chuẩn bị bộ hồ sơ Công bố hợp quy, tổ chức cá nhân sản xuất nộp bộ hồ sơ công bố hợp quy tới cơ quan quản lý chuyên ngành của nhà nước có thẩm quyền thông qua hệ thống trực tuyến hoặc nộp hồ sơ trực tiếp.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn Công bố hợp quy cho hàng hóa CNTT
Bước 6. Được tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy
Cơ quan quản lý chuyên ngành sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, sau đó sau đó tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy cho lô hàng nhập khẩu. Khác với sản phẩm sản xuất trong nước, Cơ quan quản lý nhà nước không ban hành giấy Thông báo tiếp nhận bản Công bố hợp quy cho hàng hóa nhập khẩu.
Nếu doanh nghiệp công bố hợp quy bằng cách nộp giấy chứng nhận hợp quy qua cổng thông tin một cửa, quá trình này tự động hoàn tất sau khi giấy chứng nhận hợp quy được tải lên hệ thống và tự động được gửi tới các cơ quan quản lý chuyên ngành.
Nếu doanh nghiệp công bố hợp quy bằng hồ sơ giấy (nộp trực tiếp), tùy theo từng cơ quan quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp có thể được nhận một phiếu biên nhận đã được tiếp nhận hồ sơ. Hoặc không có phiếu biên nhận nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ theo đường chuyển phát nhanh.
Phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy đối với hàng hóa nhập khẩu
Bước 7. Dán tem hợp quy và bán sản phẩm ra thị trường
Sau khi được tiếp nhận bản Công bố hợp quy, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc công bố sản phẩm hợp quy bằng cách dán tem hợp quy lên sản phẩm và có thể công khai thông tin trên bao bì đóng gói hoặc các phương tiện truyền thông theo yêu cầu hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan quản lý.
>>> Xem thêm: Mẫu dấu hợp quy ICT cho hàng hóa CNTT
Chi phí Công bố hợp quy sản phẩm, hàng hóa
Chi phí thực hiện công bố hợp quy được cấu thành từ 3 loại chi phí chính, bao gồm:
- Phí thử nghiệm theo quy chuẩn kỹ thuật: Phí thử nghiệm không có mức phí cố định đối với mỗi sản phẩm cụ thể mà nó sẽ phụ thuộc vào loại sản phẩm, số lượng quy chuẩn áp dụng, đơn giá thử nghiệm của phòng lab….
- Phí chứng nhận hợp quy: Phí chứng nhận hợp quy thông thường dao động từ 2.000.000 VNĐ ~ 8.000.000 VNĐ tùy theo loại sản phẩm, đơn giá của tổ chức chứng nhận…
- Lệ phí Công bố hợp quy: Mức lệ phí cho việc đăng ký công bố hợp quy được quy định tại Điều 4, Thông tư số 183/2016/TT-BTC ngày 08/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý lệ phí cấp giấy đăng ký công bố hợp chuẩn, hợp quy. Theo đó, lệ phí Công bố hợp quy là 150.000 VNĐ cho mỗi sản phẩm.
Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn của các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp về chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy như ExtendMax, doanh nghiệp cần dự trù thêm phí dịch vụ tư vấn tùy theo khối lượng công việc cần thực hiện.
Thời hạn hiệu lực của Công bố hợp quy
Giấy Thông báo tiếp nhận bản Công bố hợp quy đối với hàng hóa sản xuất trong nước có thời hạn hiệu lực 03 năm. Doanh nghiệp phải thực hiện Công bố hợp quy lại khi có thay đổi về đặc tính, thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc khi giấy Thông báo tiếp nhận bản Công bố hợp quy hết thời hạn hiệu lực.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, thủ tục Công bố hợp quy áp dụng đối với từng lô hàng và chỉ có hiệu lực đối với lô hàng đó. Khi nhập khẩu lô hàng tiếp theo, người nhập khẩu phải thực hiện công bố hợp quy lại. Tuy nhiên, người nhập khẩu có thể sử dụng lại các kết quả đánh giá sự phù hợp như kết quả thử nghiệm, kết quả chứng nhận hợp quy (còn hiệu lực) đã có từ trước để thực hiện công bố hợp quy.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được các chuyên gia của ExtendMax hỗ trợ
Các câu hỏi thường gặp về Công bố hợp quy
Khách hàng hỏi: Tại sao tôi đã chứng nhận hợp quy rồi mà vẫn còn phải thực hiện công bố hợp quy?
ExtendMax trả lời: Theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về Công bố hợp quy của các cơ quan quản lý nhà nước, Chứng nhận hợp quy chỉ là một phần của thủ tục Công bố hợp quy. Do vậy, bạn vẫn cần tiếp tục thực hiện các khâu tiếp theo của quy trình công bố hợp quy.
Khách hàng hỏi: Tôi mua lại hàng hóa do một hãng trong nước sản xuất, tôi có được công bố hợp quy hay không?
ExtendMax trả lời: Theo quy định hiện hành áp dụng đối với sản phẩm sản xuất trong nước thì chỉ hãng sản xuất mới là đối tượng phải thực hiện công bố hợp quy. Điều đó có nghĩa là bạn không thực hiện công bố hợp quy thay cho hãng sản xuất được. Thay vào đó, bạn hãy yêu cầu hãng sản xuất thực hiện công bố hợp quy theo quy định pháp luật và cung cấp cho bạn bằng chứng hàng hóa đã được công bố hợp quy.
Khách hàng hỏi: Sản phẩm của chúng tôi không phải là sản phẩm hàng hóa nhóm 2, chúng tôi vẫn muốn công bố hợp quy cho các sản phẩm này. Vậy quy trình thực hiện như thế nào?
ExtendMax trả lời: Nếu sản phẩm của bạn không phải là hàng hóa nhóm 2, nghĩa là sản phẩm này không thuộc danh mục sản phẩm bắt buộc phải công bố hợp quy. Theo các văn bản pháp quy hiện hành thì bạn không được thực hiện công bố hợp quy nếu sản phẩm không thuộc danh mục bắt buộc áp dụng. Tuy nhiên, để nâng cao uy tín và minh chứng chất lượng sản phẩm bạn có thể thực hiện Chứng nhận hợp chuẩn và Công bố hợp chuẩn theo hình thức tự nguyện.
Nếu bạn thấy bài viết hướng dẫn của chúng tôi là hữu ích và có giá trị áp dụng trong thực tế, xin vui lòng ủng hộ chúng tôi bằng cách đánh giá ở phần dưới của bài viết, để lại bình luận, và chia sẻ bài viết tới những người bạn hoặc những người làm việc cùng ngành nhập khẩu, logistics. Đánh giá của bạn sẽ là động lực lớn để chúng tôi viết các hướng dẫn thủ tục chi tiết hơn, có giá trị hướng dẫn hơn cho các doanh nghiệp nhập khẩu
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
