Trong thời gian gần đây chúng tôi có tiếp nhận từ các khách hàng là các nhà sản xuất nước ngoài và các công ty nhập khẩu một số các câu hỏi liên quan đến chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự, do vậy chúng tôi viết hướng dẫn này để giải đáp các thắc mắc liên quan đến thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự đối với việc chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy.
Hợp pháp hoá lãnh sự là gì?
Căn cứ theo Điều 2 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP thì “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Bên cạnh “Hợp pháp hoá lãnh sự”, Nghị định số 111/2011/NĐ-CP cũng có quy định thủ tục “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại Điều 9 của Nghị Định số 111/2011/NĐ-CP
Không phải hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không có yêu cầu chính thức bằng văn bản, hoặc không được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật
Hợp pháp hoá lãnh sự có chứng nhận hay xác thực điều gì?
Căn cứ theo Điều 3 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP thì Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Hợp pháp hoá lãnh sự có mất nhiều thời gian để thực hiện không?
Trước khi được “hợp pháp hoá lãnh sự” các tài liệu nước ngoài cần phải thực hiện một thủ tục tương đương với thủ tục “chứng nhận lãnh sự” tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước đó. Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự không khó đối với người Việt Nam nhưng trong con mắt của nhiều tổ chức nước ngoài thì đây là một thủ tục phức tạp thậm chí là khó hiểu và mất nhiều thời gian do chưa có kinh nghiệm.
Đặc biệt là trong bối cảnh dịch covid cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và nhiều nước đã hoàn toàn sử dụng chữ ký số, con dấu điện tử trên các tài liệu (mà căn cứ theo Nghị Định số 111/2011/NĐ-CP thì không thuộc diện được hợp pháp hoá lãnh sự), việc hợp pháp hoá lãnh sự càng khó thực hiện hơn đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài
Những loại giấy tờ nào được miễn hợp pháp hoá lãnh sự?
Điều 9 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP có quy định các loại giấy tờ tài liệu sau được miễn chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự:
"1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài."
Giấy tờ nước ngoài để chứng nhận, công bố hợp quy có phải hợp pháp hoá lãnh sự không?
a. Các loại giấy tờ nước ngoài nào phải hợp pháp hoá lãnh sự để công bố hợp quy?
Căn cứ theo điểm 2, điều 17 của Thông tư số 30/2011/TT-BTTTT được bổ sung và sửa đổi bởi Thông tư số 10/2020/TT-BTTTT thì các loại tài liệu nước ngoài cần cho thủ tục công bố hợp quy do Bộ Thông tin và Truyền thông yêu cầu bao gồm:
1. "Tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất": Thông tư không có yêu cầu cụ thể tài liệu này phải nộp dưới dạng bản sao, bản chính, hay bản chính được chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự. Tuy nhiên, căn cứ theo việc áp dụng thực hiện xuyên suốt trong nhiều năm qua thì tài liệu này chỉ cần phải sao y bởi tổ chức, cá nhân nhập khẩu
2. “Bản sao báo cáo tự đánh giá do nhà sản xuất thực hiện”: Tài liệu này được mô tả rõ là chỉ yêu cầu “bản sao”, điều này có nghĩa là bản copy hoặc bản sao y doanh nghiệp thực hiện đều được chấp nhận, không có yêu cầu về hợp pháp hoá lãnh sự.
3. “Văn bản của nhà sản xuất gửi Cục Viễn thông về việc sử dụng báo cáo tự đánh giá”: Ở đây văn bản này không thể hiện rõ phải là bản gốc hay bản sao, thông thường thì được hiểu là văn bản dạng công văn bản gốc theo thông lệ của các cơ quan quản lý nhà nước. Thông tư của Bộ TT&TT không có yêu cầu cụ thể về việc chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự đối với văn bản này.
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 9 của Nghị Định số 111/2011/NĐ-CP, trong trường hợp Bộ Thông tin và Truyền thông không có yêu cầu phải hợp pháp hoá lãnh sự đối với các tài liệu đã nêu bằng các văn bản pháp quy (ở đây là Thông tư số 10/2020/TT-BTTTT), điều này tự động được hiểu là các tài liệu nước ngoài sử dụng để công bố hợp quy nêu trên được miễn thủ tục chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự
b. Các loại giấy tờ nước ngoài nào phải hợp pháp hoá lãnh sự để chứng nhận hợp quy?
Về mặt nguyên tắc, hồ sơ để thực hiện việc chứng nhận hợp quy sẽ do tổ chức chứng nhận hợp quy tự quyết định trong thẩm quyền của mình. Do đó, yêu cầu về "hợp pháp hoá lãnh sự" đối với hồ sơ chứng nhận hợp quy sẽ do các tổ chức chứng nhận hợp quy tự quyết định.
Có cơ quan khác yêu cầu “chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự” để hợp quy không?
Căn cứ theo kinh nghiệm của ExtendMax:
→ Các tổ chức chứng nhận của Bộ Khoa học và Công nghệ hiện tại đều không có yêu cầu đối với việc hợp pháp hoá lãnh sự khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận hợp quy của các nhà sản xuất nước ngoài. Trong nhiều trường hợp, hồ sơ điện tử gửi qua email cũng được chấp nhận, không bắt buộc phải nộp bản gốc có chữ ký và đóng dấu.
→ Trước đây Cục An toàn Vệ sinh Thực phẩm đã từng có yêu cầu hợp pháp hoá lãnh sự đối với một số loại giấy chứng nhận do cơ quan nước ngoài cấp (VD như "Free Sale Certificate”), nhưng các yêu cầu này đều đã được cải cách.
Trên đây là các phân tích dựa trên quan điểm riêng của ExtendMax, trong trường hợp hồ sơ tài liệu không thuộc diện được miễn hợp pháp hoá lãnh sự hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ có yêu cầu về hợp pháp hoá lãnh sự thì doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Mẫu giấy tờ nước ngoài được “chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự”:
