Chứng nhận hợp quy ICT: Rối bởi tại ISO 9001?

EXTENDMAX – Trong thời gian kể từ 01/07/2020 tới nay, ExtendMax đã đồng hành cùng hàng trăm khách hàng trong và ngoài nước, thực hiện chứng nhận hợp quy cho hàng nghìn sản phẩm thu phát sóng, CNTT. Tuy nhiên, đây cũng là thời gian mà chúng tôi cũng như các khách hàng đều gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng phương thức chứng nhận hợp quy 1 để chứng nhận hợp quy các sản phẩm CNTT. Các khó khăn này chủ yếu là do thủ tục hành chính, xác thực giấy tờ, không bởi vì chất lượng sản phẩm khác đi hoặc kém hơn. Trong số các yêu cầu mới để chứng nhận hợp quy, giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 hoặc tương đương) là một tài liệu mang đến nhiều phức tạp, phát sinh chi phí và thời gian đáng kể trong việc chứng nhận sản phẩm để đưa ra thị trường. Trong phạm vi bài viết này, ExtendMax sẽ cung cấp 1 cái nhìn chuyên sâu về các phương thức chứng nhận hợp quy, phân tích liệu yêu cầu ISO 9001 có tương thích với các quy định căn bản về chứng nhận hợp quy tại Việt Nam. Quan trọng hơn hết, chúng tôi có nêu ra một số giải pháp hữu hiệu để đóng góp cho việc thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm.

Sơ lược về tiêu chuẩn ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng và phát triển bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) cung cấp các yêu cầu và hướng dẫn để xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng trong các tổ chức. Tiêu chuẩn ISO 9001 có thể được áp dụng cho tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở hoạt động ở tất cả các lĩnh vực từ đơn vị sản xuất, kinh doanh dịch vụ cho tới hành chính công.

Tiêu chuẩn ISO 9001 để làm gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 được xây dựng nhằm chuẩn hóa hoạt động của tổ chức, đặc biệt là các hoạt động liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ. Nó cũng đồng thời phục vụ mục đích quản trị rủi ro trong các hoạt động của doanh nghiệp.

Cần làm gì để có giấy chứng nhận ISO 9001?

Để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và được một tổ chức chứng nhận (bên thứ 3) thực hiện đánh giá. Trong trường hợp là doanh nghiệp sản xuất, tổ chức chứng nhận ISO sẽ đánh giá quá trình sản xuất bên cạnh việc đánh giá các quá trình quản lý khác. Nếu kết quả đánh giá phù hợp, tổ chức chứng nhận sẽ cấp giấy chứng nhận ISO 9001 và theo dõi giám sát việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo định kỳ 9 ~ 12 tháng.

Tổ chức có ISO 9001 thì sản phẩm, dịch vụ sẽ tốt hơn?

Căn cứ theo TCVN ISO 9001:2015 tổ chức áp dụng sẽ tự thiết lập chính sách chất lượng, các mục tiêu đầu vào và đầu ra của hệ thống quản lý chất lượng. Điều này có nghĩa là chất lượng đầu ra (của sản phẩm, dịch vụ) sẽ có xác xuất cao nằm trong phạm vi mong muốn.

Do mục tiêu đầu vào và đầu ra là do tổ chức tự thiết lập (có thể cao hơn hoặc thấp hơn doanh nghiệp khác), tiêu chuẩn ISO 9001 mang ý nghĩa thiên về việc quản lý hệ thống để có một đầu vào và đầu ra với chất lượng “đồng đều”. Bởi vậy, sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp bởi một doanh nghiệp có ISO 9001 không hẳn sẽ tốt hơn doanh nghiệp chưa làm thủ tục chứng nhận ISO. Để xác định chất lượng sản phẩm, dịch vụ cao hay thấp, chúng ta cần so sánh với một tiêu chuẩn kỹ thuật khác hoặc so sánh giữa sản phẩm và dịch vụ của 2 doanh nghiệp khác nhau.

Vì sao chứng nhận hợp quy ICT lại cần giấy ISO 9001?

Kế thừa lịch sử từ Quyết định số 190/2011/QĐ-CVT

Căn cứ theo Quyết định số 190/2011/QĐ-CVT: trong giai đoạn kể từ ngày 30/06/2020 trở về trước, các phương thức chứng nhận hợp quy cho sản phẩm vô tuyến viễn thông được áp dụng đối với sản phẩm sản xuất trong nước và sản phẩm sản xuất ở nước ngoài (hàng nhập khẩu) cụ thể như sau:

• Phương thức chứng nhận 1: Thử nghiệm mẫu điển hình. Áp dụng đối với sản phẩm sản xuất trong nước của các đơn vị đã có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm và sản phẩm nhập khẩu.

• Phương thức chứng nhận 2: Thử nghiệm mẫu điển hình kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất. Áp dụng đối với sản phẩm sản xuất trong nước của các đơn vị chưa có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm.

(Phương thức chứng nhận 2 theo Quyết định số 190/2011/QĐ-CVT tương đương với phương thức chứng nhận 5 quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN)

Thông tư 10/2020/TT-BTTTT : ISO 9001 cho phương thức 1

Căn cứ theo Thông tư số 10/2020/TT-BTTTT, kể từ ngày 01/07/2020 việc chứng nhận hợp quy theo phương thức 1 bắt buộc phải có giấy chứng nhận ISO của hãng sản xuất, áp dụng đối với cả sản phẩm nhập khẩu và sản phẩm sản xuất trong nước.

Trong buổi họp với các hãng sản xuất và công ty nhập khẩu để giới thiệu về các phương thức chứng nhận hợp quy mới theo Thông tư số 10/2020/TT-BTTTT, lãnh đạo của Cục Viễn thông lý giải việc áp dụng yêu cầu ISO 9001 đối với hàng nhập khẩu là để nhằm đảm bảo công bằng với các hãng sản xuất trong nước.

>>> Xem thêm: Các phương thức CNHQ Bộ TT&TT áp dụng

Phương thức chứng nhận 1 có yêu cầu ISO 9001?

Căn cứ theo Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, Phương thức chứng nhận 1 chỉ yêu cầu “thử nghiệm mẫu điển hình”, không có yêu cầu “đánh giá quá trình sản xuất”. Việc áp dụng phương thức chứng nhận 1 trong chứng nhận hợp quy các sản phẩm của Bộ KHCN và các Bộ khác (ngoại trừ Bộ TT&TT) đều được thực hiện thống nhất: Không có yêu cầu về giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 hoặc tương đương). Thật vậy, nguyên tắc áp dụng Phương thức 1 được quy định tại Phụ lục II của Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN như sau:

“2. Nguyên tắc sử dụng phương thức 1

Phương thức 1 được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa với các điều kiện sau:

a) Thiết kế của sản phẩm, hàng hóa cho phép xác định rõ sản phẩm, hàng hóa theo từng kiểu, loại đặc trưng;

b) Không tiến hành xem xét được các yêu cầu đảm bảo duy trì ổn định chất lượng.”

Trong khi đó, căn cứ theo Thông tư số 10/2020/TT-BTTTT, sản phẩm ICT chỉ được chứng nhận hợp quy theo Phương thức 1 khi “sản phẩm, hàng hóa được sản xuất trong dây chuyền đã có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 hoặc tương đương)”. Điều này tạo ra khác biệt cơ bản đối với Phương thức 1 do Bộ KHCN áp dụng. Cụ thể như sau:

• Như đã nêu ở trên, doanh nghiệp sản xuất chỉ được cấp giấy chứng nhận ISO 9001 hoặc tương đương khi đã thiết lập hệ thống quản lý chất lượng và được đánh giá quá trình sản xuất bởi 1 bên thứ 3. Điều này đồng nghĩa với việc Chứng nhận hợp quy theo phương thức 1 đối với sản phẩm ICT về mặt bản chất là có yêu cầu “đánh giá quá trình sản xuất”, việc đánh giá này được thực hiện bởi một bên thứ 3 (tổ chức chứng nhận ISO 9001).

• Việc thực hiện đánh giá và giám sát duy trì giấy chứng nhận ISO 9001 (bởi tổ chức chứng nhận ISO) đồng nghĩa với việc có xem xét được các yêu cầu đảm bảo duy trì ổn định chất lượng.

>>> Xem thêm: Tổng quan về CNHQ và 08 phương thức chứng nhận

Các bất cập xuất phát từ yêu cầu ISO 9001

Do có yêu cầu đối với giấy chứng nhận ISO 9001, việc chứng nhận hợp quy sản phẩm ICT có một số bất cập trong việc thực hiện, gây khó khăn trong công tác quản lý và phát sinh chi phí cho doanh nghiệp. Một số bất cập điển hình như sau:

• Gây phát sinh chi phí đánh giá phương thức chứng nhận hợp quy (đánh giá phạm vi hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001, đánh giá nhà máy xác thực sản phẩm có thực sự được sản xuất ở dây chuyền có ISO hay không, xác thực giấy chứng nhận ISO 9001…). Chi phí đánh giá nhà máy xác thực sản phẩm có thực sự được sản xuất ở dây chuyền có ISO hay không đặc biệt cao khi nhà máy đó ở nước ngoài, hoặc hãng sản xuất có nhiều nhà máy gia công khác nhau.

>>> Xem thêm: Các hạng mục chi phí chứng nhận hợp quy thiết bị CNTT

• Gây kéo dài thời gian chứng nhận hợp quy do phải xác thực và đánh giá giấy chứng nhận ISO 9001. Trong một số trường hợp, tổ chức chứng nhận hợp quy phải liên hệ với tổ chức chứng nhận ISO 9001 để xác thực. Đôi khi, việc xác thực là gần như bất khả thi khi công ty nhập khẩu mua hàng qua trung gian, không có mối liên hệ với hãng sản xuất hoặc tổ chức cấp giấy chứng nhận ISO 9001. Điều này làm doanh nghiệp vô tình vi phạm điều khoản phải thực hiện công bố hợp quy trong thời hạn 15 ngày quy định tại Nghị định số 74/2018/NĐ-CP.

>>> Xem thêm: Công bố hợp quy và những điều cần biết về CBHQ

• Gây khó khăn trong công việc quản lý hiệu lực giấy chứng nhận hợp quy. Doanh nghiệp phải báo cáo tổ chức chứng nhận về việc duy trì hiệu lực giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức chứng nhận phải theo dõi hiệu lực giấy chứng nhận hợp quy của từng sản phẩm tương ứng với ISO 9001 của từng dây chuyền sản xuất, thông báo cho từng doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận hợp quy mỗi khi giấy ISO 9001 sắp hết hiệu lực.

>>> Xem thêm: Quy trình xử lý hồ sơ CNHQ của TQC - VNTA

• Gây lúng túng trong trường hợp giấy chứng nhận ISO 9001 hết hiệu lực, hoặc chậm gia hạn nhưng giấy chứng nhận hợp quy vẫn còn hiệu lực. Về mặt lý thuyết, thông thường doanh nghiệp có nhiều sản phẩm được sản xuất trước khi ISO 9001 hết hiệu lực, được tồn kho để bán lâu dài. Đồng thời, quá trình gia hạn (hoặc đánh giá sám sát để duy trì hiệu lực) giấy chứng nhận ISO 9001 có thể không suôn sẻ, bị chậm trễ gây gián đoạn hiệu lực. Tuy nhiên, căn cứ theo Quy trình chứng nhận hợp quy của Trung tâm Đo lường Chất lượng viễn thông giấy chứng nhận hợp quy có thể bị hủy bỏ hiệu lực khi giấy chứng nhận ISO 9001 của doanh nghiệp hết hạn quá 10 ngày. Căn cứ để hủy bỏ hiệu lực giấy chứng nhận hợp quy này được đánh giá yếu về mặt cơ sở pháp lý nên có thể dẫn tới tranh chấp pháp lý giữa tổ chức chứng nhận hợp quy và người được cấp giấy chứng nhận.

Giải pháp nào để quản lý mà không cần ISO 9001

Để giải quyết các bất cập nêu trên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chứng nhận hợp quy các sản phẩm ICT. ExtendMax có nghiên cứu một số giải pháp như dưới đây. Các giải pháp này có thể thực hiện riêng rẽ hoặc kết hợp để đáp ứng được mục tiêu quản lý nhà nước và đồng thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc kinh doanh.

• Áp dụng nguyên bản Phương thức chứng nhận 1 của Bộ Khoa học và Công nghệ, không kèm theo yêu cầu về giấy chứng nhận ISO 9001 (về mặt bản chất là có yêu cầu đánh giá quá trình sản xuất bởi tổ chức chứng nhận ISO).

• Phân chia danh mục hàng hóa nhóm 2 của Bộ Thông tin và Truyền thông theo các nhóm sản phẩm, quy định rõ phương thức chứng nhận hợp quy cho từng nhóm. VD: đối với các sản phẩm có nguy cơ gây mất an toàn cao thì áp dụng phương thức chứng nhận hợp quy 5 và 7, đối với các sản phẩm ít có nguy cơ gây mất an toàn thì áp dụng phương thức 1 (không yêu cầu ISO 9001).

• Thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm tập trung vào “hậu kiểm”. Tạo điều kiện thông thoáng và giảm chi phí doanh nghiệp ở khâu chứng nhận hợp quy (tiền kiểm), tăng cường công tác giám sát, thanh tra, kiểm tra sau khi cấp giấy chứng nhận hợp quy (hậu kiểm). Xử phạt nghiêm khắc các trường hợp vi phạm quy định về chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy.

Tuyên bố miễn trừ pháp lý: Bài viết này được thực hiện theo các nghiên cứu của luật gia Trần Thanh Phương nhằm cung cấp thông tin và phân tích pháp lý về việc thực hiện chứng nhận hợp quy các sản phẩm ICT. Bài viết này không nhằm mục đích cổ súy hoặc làm căn cứ để vi phạm các chính sách quản lý chất lượng sản phẩm của cơ quan quản lý nhà nước.