Chứng nhận hợp quy thiết bị phát sóng, CNTT có những thay đổi lớn từ tháng 5/2023

Việc chứng nhận hợp quy thiết bị thu phát sóng, công nghệ thông tin (sản phẩm hàng hóa nhóm 2 của Bộ TT&TT) được dự báo sẽ có nhiều thay đổi lớn trong thời gian sắp tới. Theo đó, một số trường hợp sản phẩm hàng hóa sẽ không thực hiện phương thức chứng nhận 1 (giấy chứng nhận hợp quy hiệu lực 3 năm) được nữa, phải chuyển sang phương thức chứng nhận 7 (chứng nhận theo lô hàng). Đồng thời, việc sử dụng các tài liệu của hãng sản xuất nước ngoài cũng phải bổ sung thêm nhiều yêu cầu về xác thực văn bản như xác thực bằng cơ quan đại diện của hãng sản xuất tại Việt Nam, hoặc xác thực bằng phương thức "hợp pháp hóa lãnh sự". Đó là những yêu cầu mới về việc chứng nhận hợp quy hàng hóa nhóm 2 của Bộ TT&TT được Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông (trực thuộc Cục Viễn thông - tổ chức chứng nhận duy nhất được Bộ TT&TT chỉ định thực hiện việc chứng nhận hợp quy ở thời điểm hiện tại) áp dụng từ cuối tháng 5 năm 2023. Các thay đổi này được cán bộ thụ lý hồ sơ thông báo trực tiếp cho chúng tôi trong quá trình xử lý hồ sơ, chưa có văn bản chính thức thông báo cho doanh nghiệp nên có thể có khác biệt nhỏ hoặc có thay đổi trong quá trình áp dụng. Khi chuẩn bị hồ sơ chứng nhận hợp quy, các doanh nghiệp nên hỏi trực tiếp các cán bộ thụ lý hồ sơ để xin văn bản hướng dẫn hoặc hỏi để được hướng dẫn trực tiếp, đảm bảo thực hiện việc chứng nhận hợp quy theo đúng quy định của Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông.

Những thay đổi lớn chúng tôi đã nêu trên sẽ tăng cường chất lượng của bộ hồ sơ đề nghị chứng nhận hợp quy, đảm bảo hồ sơ không bị giả mạo hoặc sai phạm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nộp hồ sơ sẽ cần chủ động thời gian chuẩn bị các tài liệu bổ sung và dự trù kinh phí phát sinh để đáp ứng theo yêu cầu mới. Đồng thời các phòng thử nghiệm cũng cần phải nâng cao năng lực thử nghiệm để đáp ứng số lượng sản phẩm thử nghiệm tăng thêm đột biến bởi các thay đổi phát sinh. Chi tiết các thay đổi như sau:

1) Cách ghi tên "hãng sản xuất" trên giấy chứng nhận hợp quy

2) Cách ghi nơi sản xuất trên giấy chứng nhận hợp quy

3) Các trường hợp được chấp nhận chứng chỉ ISO của nhà máy ODM / OEM

Cập nhật: Nội dung phần 3) này đã được thay đổi trong văn bản nội bộ do Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông chính thức ban hành. Theo đó, trường hợp thuê ODM (không thuộc cùng tập đoàn, hoặc hãng sản xuất không có cơ quan đại diện tại Việt Nam) vẫn được chấp nhận với điều kiện thực hiện "đánh giá nhà máy". Nội dung dưới đây là nội dung đã được cập nhật vào ngày 13/06/2023, các điểm mới được đánh dấu bằng màu xanh cyan. 

4) Các yêu cầu khi sử dụng kết quả đo kiểm của hãng sản xuất nước ngoài

5) Các yêu cầu khi sử dụng kết quả đo kiểm của phòng thử nghiệm nước ngoài

6) Các yêu cầu khi áp dụng phương thức chứng nhận hợp quy theo module

7) Tái cấp văn bản "xác nhận sản phẩm không phải chứng nhận hợp quy"

Trung tâm Đo lường Chất lượng viễn thông đã từng tạm ngừng cấp văn bản xác nhận sản phẩm không thuộc diện phải chứng nhận hợp quy. trong một giai đoạn từ tháng 5 tới đầu tháng 6 năm 2023. Căn cứ theo hướng dẫn nội bộ mới nhất, việc cấp văn bản xác nhận sản phẩm không phải chứng nhận hợp quy sẽ được tiến hành lại như trước đây.

Các ý kiến phân tích của ExtendMax

Mặc dù Thông tư 30/2011/TT-BTTT (được sửa đổi và bổ sung bởi Thông tư 10/2020/TT-BTTTT) quy định "Phương thức 1 áp dụng để thực hiện cấp Giấy chứng nhận hợp quy cho sản phẩm hàng hóa được sản xuất trong dây chuyền đã có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001 hoặc tương đương" nhưng trên thực tế không phải sản phẩm nào được sản xuất bởi dây chuyền có chứng nhận ISO 9001 cũng được tổ chức chứng nhận hợp quy cấp giấy chứng nhận theo Phương thức 1 (Giấy chứng nhận hợp quy có hiệu lực 3 năm).

Để đảm bảo giấy chứng nhận ISO 9001 và các hồ sơ được cung cấp cho tổ chức chứng nhận là chuẩn xác nhất và không bị giả mạo, có hiệu lực pháp lý ở mức cao nhất, tổ chức chứng nhận đã, đang, và sắp áp dụng nhiều yêu cầu về phương thức xác thực các tài liệu nước ngoài có liên quan đến "chứng chỉ chất lượng" của dây chuyền sản xuất mà doanh nghiệp phải cung cấp cho tổ chức chứng nhận. Nếu không cung cấp được các tài liệu theo yêu cầu hoặc không xác thực được tài liệu theo phương thức mà tổ chức chứng nhận yêu cầu, doanh nghiệp sẽ không được cấp giấy chứng nhận hợp quy theo phương thức chứng nhận 1 có hiệu lực lâu dài (03 năm) và nên dự trù kinh phí để áp dụng theo phương thức chứng nhận 5 (có đánh giá nhà máy) hoặc phương thức 7 (chứng nhận hợp quy theo lô hàng) với chi phí cao hơn. Trên thực tế, chúng tôi đã ghi nhận nhiều trường hợp cùng một sản phẩm sản xuất tại cùng một nhà máy ở cùng một nước xuất xứ nhưng nhập khẩu bởi các công ty khác nhau, phải thực hiện chứng nhận hợp quy theo các phương thức chứng nhận khác nhau do công ty nhập khẩu không cung cấp được các tài liệu với phương thức xác thực mà tổ chức chứng nhận yêu cầu, hoặc do đại diện của hãng sản xuất tại Việt Nam từ chối hỗ trợ.

Ngoài các các tài liệu chứng nhận hợp quy được liệt kê trên website của Cục Viễn thông, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm các tài liệu tùy theo từng trường hợp bao gồm các giấy tuyên bố về nhà máy ODM/OEM, giấy ủy quyền sử dụng tài liệu hoặc kết quả thử nghiệm, văn bản cam kết, một số loại tài liệu do hãng sản xuất nước ngoài có thể phải được hợp pháp hóa lãnh sự....Các nội dung quan trọng cần chú ý như sau:

1) Dây chuyền sản xuất sản phẩm có chứng chỉ chất lượng hay không: Thông thường thì ISO 9001 là điều kiện tiêu chuẩn đối với các nhà máy nước ngoài. Do vậy, đây không phải là yêu cầu khó đáp ứng. Mặc dù theo quy định tại Thông tư 30/2011/TT-BTTTT, đây là yêu cầu duy nhất để có thể áp dụng phương thức 1 (thử nghiệm mẫu điển hình), bạn nên đặc biệt chú ý các yêu cầu tiếp theo dưới đây về phương thức xác thực các tài liệu liên quan. Trong trường hợp các tài liệu không được xác thực theo phương thức tổ chức chứng nhận hợp quy yêu cầu, sản phẩm sẽ không được chứng nhận hợp quy theo phương thức 1.

2) Khi hãng sản xuất và nhà máy sản xuất là các tổ chức khác nhau: Hiện tại việc phân công hóa lao động đang được diễn ra mãnh liệt trên toàn cầu, có nhiều công ty chỉ nghiên cứu phát triển sản phẩm và thuê các nhà máy chuyên gia công ODM cho các hãng lớn để sản xuất, lắp ráp sản phẩm. Trường hợp này xảy ra rất phổ biến trên thực tế VD như các sản phẩm của Apple được sản xuất tại các nhà máy của Foxconn hoặc Luxshare ICT, hãng Samsung thuê OEM tại Việt Nam hoặc nước ngoài để mở rộng quy môt sản xuất với một số dòng sản phẩm gia dụng... Thông qua chuyên môn hóa phân công lao động, chi phí sản xuất sẽ được giảm đáng kể. Tuy nhiên, để chứng nhận hợp quy thì doanh nghiệp cần chú ý đến việc cung cấp các "bằng chứng về sự phù hợp" theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận cho trường hợp này bao gồm:

• Trường hợp hãng sản xuất nước ngoài có cơ quan đại diện ở Việt Nam: văn bản phải được đóng dấu treo của cơ quan đại diện tại Việt Nam để xác thực hoặc cơ quan đại diện tại Việt Nam phải có văn bản cam kết tính hợp lệ của văn bản xác thực của hãng sản xuất. Đây là một yêu cầu khả thi khi cơ quan đại diện tại Việt Nam của hãng sản xuất hỗ trợ việc xác thực văn bản. Tuy nhiên, bạn có thể gặp khó khăn khi xác thực theo phương thức này với các trường hợp sau:
  • Mua hàng từ nước khác, không thuộc kênh bán hàng chính thức của hãng tại Việt Nam: Do doanh số không tính về thị trường Việt Nam, một số cơ quan đại diện của hãng sản xuất tại Việt Nam có thể từ chối xác thực, đóng dấu lên văn bản. Chúng tôi đã ghi nhận nhiều trường hợp tương tự xảy ra trên thực tế.
  • Đại diện của hãng sản xuất tại Việt Nam chỉ thực hiện một số nghiệp vụ nhỏ, không thực sự nắm được thông tin về sản phẩm (VD như Qualcomn Việt Nam chỉ thực hiện R&D một số hạng mục, không thực sự nắm được nhiều thông tin về các module của Qualcomn bán về Việt Nam). Do vậy việc xác thực sẽ mất rất nhiều thời gian hoặc đại diện của hãng sản xuất từ chối hỗ trợ do không thực sự liên quan.
  • Một số cơ quan đại diện của hãng sản xuất dưới dạng công ty con hoặc công ty liên doanh hay công ty cổ phần có thể từ chối xác thực tài liệu với lý do luật pháp Việt Nam chưa có định nghĩa về "cơ quan đại diện tại Việt Nam" (ngoại trừ trường hợp văn phòng đại diện của hãng sản xuất đã được luật pháp Việt Nam định nghĩa rõ ràng).
• Khi HSX không có cơ quan đại diện tại Việt Nam tổ chức chứng nhận chỉ chấp nhận trường hợp nhà máy OEM và HSX thuộc cùng một tổ chức/tập đoàn (yêu cầu phải có bằng chứng để chứng minh), hoặc sẽ phải đánh giá nhà máy để xác thực việc sản xuất. Trong trường hợp hãng sản xuất hoặc nhà máy ODM không hỗ trợ việc đánh giá nhà máy, điều này đồng nghĩa với việc mặc dù sản phẩm được sản xuất bởi dây chuyền có chứng chỉ chất lượng, doanh nghiệp cũng không áp dụng được phương thức chứng nhận 1 để có giấy chứng nhận hiệu lực 3 năm.

Khi không đáp ứng được các yêu cầu mới của tổ chức chứng nhận hợp quy, công ty nhập khẩu chỉ có thể áp dụng phương thức chứng nhận theo lô với chi phí cao hơn và hiệu lực của giấy chứng nhận chỉ có hiệu lực đối với một lô hàng. Trong khi đó, đại diện của hãng sản xuất tại Việt Nam lại có thể áp dụng phương thức chứng nhận hiệu lực 3 năm đối với chính sản phẩm đó. Dưới đây là mẫu giấy chứng nhận hợp quy của cùng một sản phẩm nhưng được chứng nhận theo 2 phương thức chứng nhận khác nhau, có hiệu lực khác nhau (do công ty nhập khẩu không cung cấp được các tài liệu có đóng dấu xác thực của đại diện hãng sản xuất tại Việt Nam mặc dù vẫn có thể xác thực theo phương pháp gửi email từ đại diện của hãng sản xuất tại nước ngoài)

Mẫu giấy CNHQ cấp cho cùng một sản phẩm được chứng nhận bằng các phương thức chứng nhận khác nhau

Mẫu giấy CNHQ cấp cho sản phẩm Cisco MR36-HW theo phương thức 1 (hiệu lực 3 năm)

Mẫu giấy CNHQ cấp cho sản phẩm Cisco MR36-HW theo phương thức 7 (chứng nhận theo lô)

(Do công ty nhập khẩu không được Cisco Vietnam đóng dấu xác thực giấy tờ mặc dù được Cisco nước ngoài hỗ trợ xác thực bằng email)

3) Đối với trường hợp hãng sản xuất không có cơ quan đại diện tại Việt Nam, hãng sản xuất phải có văn bản xác nhận nhà máy OEM (xác minh tính hợp lệ bằng email của HSX) và đơn vị đề nghị chứng nhận hợp quy phải có văn bản cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung của văn bản của hãng sản xuất.

Điều này có nghĩa là đơn vị đề nghị chứng nhận hợp quy phải làm văn bản cam kết tính chính xác về nội dung của một văn bản không phải do chính doanh nghiệp đó ban hành (văn bản xác nhận nhà máy OEM do hãng sản xuất ban hành). Do vậy, doanh nghiệp nhập khẩu nên đặc biệt lưu ý các nghĩa vụ pháp lý có liên quan. Trong trường hợp doanh nghiệp không đủ cơ sở cũng như thấy rằng không đủ thẩm quyền để cam kết hoặc xác thực tài liệu của một đơn vị nước ngoài, doanh nghiệp nhập khẩu có thể tiến hành việc chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 (chứng nhận theo lô).

4) Các doanh nghiệp nhập khẩu sẽ không nên thực hiện chứng nhận hợp quy theo phương thức thử nghiệm module: Do "thông tin của sản phẩm hoàn chỉnh được liệt kê phải thống nhất với thông tin của sản phẩm đề nghị CNHQ", điều này đồng nghĩa với việc mỗi kết quả thử nghiệm cho module chỉ được sử dụng để chứng nhận hợp quy cho 1 sản phẩm hoàn chỉnh được liệt kê trong kết quả thử nghiệm, không được chấp nhận để CNHQ cho sản phẩm hoàn thiện khác. Điều này đồng nghĩa với việc thử nghiệm theo module sẽ không mang lại tính kinh tế tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhập khẩu, thậm chí còn làm quá trình chuẩn bị hồ sơ phức tạp thêm nhiều

5) Đối với các hãng sản xuất nước ngoài chưa đặt văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam, chúng tôi khuyến nghị nên thực hiện thử nghiệm và cấp kết quả thử nghiệm cho công ty nhập khẩu, hoặc bạn nên tìm hiểu thủ tục về hợp pháp hóa lãnh sự tại nước sở tại.

6) Đối với các phòng đo MRA, nếu muốn sử dụng kết quả thử nghiệm để chứng nhận hợp quy thì phải ban hành kết quả thử nghiệm theo QCVN. Mặc dù điều này là khó khăn đối với các phòng thử nghiệm MRA do sẽ phải làm thủ tục bổ sung thêm các QCVN vào phạm vi của giấy chứng nhận ISO/IEC 17025, nhưng đây là yêu cầu ở thời điểm hiện tại của tổ chức chứng nhận.

7) Đối với phần lớn các sản phẩm thu phát sóng, việc thử nghiệm cần phải có loại sản phẩm mẫu "test sample" được chế tạo riêng để phục vụ việc thử nghiệm ("conducted sample" hoặc "radiated sample") và sử dụng phần mềm hỗ trợ đo kiểm cùng phụ kiện kèm theo. Do vậy việc chứng nhận theo lô với phương thức lấy mẫu từ lô hàng (sản phẩm thương mại) sẽ dẫn tới bế tắc cho khâu thử nghiệm do việc sửa mẫu thường thành mẫu đo dẫn (conducted sample) sẽ làm hỏng niêm phong của mẫu thử. Trong trường hợp này doanh nghiệp cần liên hệ với Bộ TT&TT hoặc Cục Viễn thông để được hướng dẫn.

Lưu ý:

1) Các yêu cầu nêu trên có thể được tổ chức chứng nhận Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông thay đổi theo từng thời kỳ, được ban hành thành văn bản hoặc được thông báo trực tiếp cho người nộp hồ sơ. Do vậy, bạn nên trực tiếp liên hệ với Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông để nắm được các yêu cầu ở thời điểm bạn nộp hồ sơ.

2) Các yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số tài liệu của bộ hồ sơ chứng nhận hợp quy là yêu cầu riêng của Trung tâm Đo lường Chất lượng Viễn thông, chưa được ban hành trong các văn bản của Cục Viễn thông hoặc Bộ TT&TT

3) Các yếu cầu nêu trên chỉ áp dụng đối với hồ sơ chứng nhận hợp quy. Đối với các hồ sơ công bố hợp quy, doanh nghiệp thực hiện theo Thông tư hợp nhất số 30/2011/TT-BTTTT, không có yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự đối với các tài liệu nước ngoài.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về các giải pháp đáp ứng tình hình mới và tìm hiểu về dịch vụ chứng nhận hợp quy ICT của ExtendMax

CÔNG TY TNHH EXTENDMAX VIỆT NAM

Hotline: 0915 836 555 | Hanoi: 024 6666 3066

Email: consultant@extendmax.vn | phuong.tran@extendmax.vn

Hotline chuyên gia tư vấn giấy phép Mật mã dân sự: 0915 836 555

Trụ sở chính: Biệt thự ExtendMax, C01-L18 An Vượng, KĐT Dương Nội, P. Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội

Phòng thử nghiệm: Biệt thự BT02-21 KĐT An Hưng, Tố Hữu, P. La Khê, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội, Việt Nam

Nếu bạn thấy bài viết hướng dẫn của chúng tôi là hữu ích và có giá trị áp dụng trong thực tế, xin vui lòng ủng hộ chúng tôi bằng cách đánh giá ở phần dưới của bài viết, để lại bình luận, và chia sẻ bài viết tới những người bạn hoặc những người làm việc cùng ngành nhập khẩu, logistics. Đánh giá của bạn sẽ là động lực lớn để chúng tôi viết các hướng dẫn thủ tục chi tiết hơn, có giá trị hướng dẫn hơn cho các doanh nghiệp nhập khẩu

↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓

Tham khảo mẫu giấy CNHQ có ghi tên nhà máy sản xuất